# A3 IKT väärtuse hindamine

Selle teema materjale läbi töötades saad teadmised organisatsiooni infotehnoloogia korraldamise alustest ärilises mõttes - kulu ja tulu allikatest, nende planeerimisest ja arvestamisest.

# A.3.1 Kliendi mõiste

Selle alateema materjale läbi töötades saad teadmised sidusrühma ja erinevate klientide kohta.

# A.3.1.1 Kliendi mõiste erinevad tähendused

Õppekava

A.3.1.1

Defineerida sidusrühma (stakeholder) mõiste ärivaldkonnas.

A.3.1.2

Tuua välja erinevus klientide erinevate tähenduste - väline ostja, projekti tellija (project sponsor) ja IKT teenuste tarbija.

Ükski ettevõte või organisatsioon ei saa töötada ilma võrgustikuta, mille kaudu hangitakse tootmiseks vajalikud sisendid ja turustatakse toodang või pakutakse oma teenuseid. Seetõttu tekib organisatsiooni heast käekäigust huvitatute ring, kes on otseselt või kaudselt seotud organisatsioonis tehtava tööga või selle osaga. Niisuguse huvigrupi olulisuse igale organisatsioonile määratles möödunud sajandi 80-ndatel

Freeman, R. Edward (1984) Strategic Management: A stakeholder approach Boston: Pitman

Oma igapäevases tegevuses suhtleb organisatsioon erinevate huvigruppidega: kliendid, töötajad, omanikud, hankijad, kreeditorid, valitsus, kohalik omavalitsus ja valitsusvälised organisatsioonid. Need kõik, ja see loetelu ei pruugi igal konkreetsel juhul olla ammendav, võivad mõjutada organisatsiooni tegevust või olla sellest mõjutatud. Samal ajal peab organisatsiooni juhtkond arvestama nende kõigi rahuloluga. Huvigruppi iseloomustab just seoste kahesuunalisus kõigi osapoolte eesmärkide saavutamiseks. Praktikas tähendab see, et uute väärtuste loomisel tuleb anda igale huvigrupile võimalus luua lisaväärtust oma tegevuses ning ise sellele kaasa aidata. Seda saab teha huvigrupi tooteid või teenuseid tarbides või ise neile vajalikku pakkudes. Nende seoste tark arvestamine loob alused organsatsiooni edukakas tegevuseks. Aluse niisuguseks koostööks annab kõigi osapoolte hea informeeritus ja selle võimaldajaks saavad olla IT lahendused. Nende abil saab näiteks jälgida tarnija tehase toodangu väljatuleku protsenti, lao seisu või kulleri liikumist saadetisega.

Huvigruppidel on erinevad ootused organisatsiooni töö tulemustele. Ettevõtte omanikud ootavad korralikku tootlust investeeringutelt ja võimalust osaleda ettevõtte juhtimises, töötajad soovivad head palka ja töötingumusi, kliendid hea kvaliteediga tooteid ja teenuseid, hankijad pidevaid tellimusi hea hinnaga, ühiskond jätkusuutlikku ning elukeskkonda arvestavat arengut jne.

Mõistegaklient tähistatakse üldiselt organisatsiooni või isikut, kes võtab valmistoote vastu või kasutab pakutavat teenust. Samuti on klient (alaline) ostja, tellija või teenuseid kasutav inimene. Nende ühisnimetajaks on klientuur – alaline ostjaskond. Seda mõistet kasutatakse reeglina teatud turunduslike üldistuste tegemisel.

Infotehnoloogia rakenduste puhul tuleb eristada mõiste klient kahetähenduslikkust. Eelpooltoodu on üldine ja kehtib müügi ja turunduse sisukohalt pea-aegu igat tüüpi ettevõtetele. Infotehnoloogias on selle mõistel ka tehniline tähendus - klient kasutaja tähenduses (user) on teenuseid kasutav inimene ja tehnilises keeles - protsess või arvuti, mis tarbib teise protsessi või arvuti teenuseid.

Viimaste puhul abstraheeritakse inimese s.o. kasutaja roll arvuti töö juhtimisel ja kasutatakse täpsustavaid liiteid tehniliste protsesside paremaks kirjeldamiseks:

  • klientarvuti klient-serverarhitektuuris arvuti, mis kasutab andmetöötluseks serveri ressursse - faile, seadmeid ja nende andmetöötlusvõimsust
  • klientprogrammi kasutatakse serverprogrammi või teise arvutiga ühenduse võtmiseks ja sealt andmete hankimiseks üle võrgu. Iga klientprogramm on mõeldud koostööks ühe või mitme kindla serverprogrammiga ja iga server vajab kindlat tüüpi klienti (näiteks meiliklient).

Reeglina põhinevad niisugused rakendused klient-server arhitektuuril, mis on võrguarhitektuur, kus iga võrgus asuv arvuti on kas klient või server sõltuvalt ülesannete jaotusest (failiserverid, printeriserverid, võrku haldavad serverid, personaalarvutid, tööjaamad). Eristatakse kõhna klienti ja paksu klienti. Esimene on reeglina odav ja lihtne klientprogramm ja/või -arvuti, mis teeb ainult kõige lihtsamaid operatsioone ja on võimeline töötama ainult arvutivõrgus, kus suurem osa tööst teeb ära server. Teine on klient-server arhitektuuris selline klient, mis teeb ära suurema osa andmetöötlusest, kusjuures andmed paiknevad serveris. Kuigi terminit "paks klient" kasutatakse enamasti tarkvara kohta, võib see tähistada ka suure andmetöötlusvõimsusega võrguarvutit.

Infotehnoloogia rakenduste juures on oluline alati silmas pidada kasutaja mõistet ja tema rolli. Infosüsteemide kvaliteedi üks põhinäitajaid on tellija rahulolu. Selle hinnangu annavad aga kasutajad, kes infosüsteemiga tööle hakkavad. sõltuvalt rakenduse eesmärkidest on nendeks võivad olla tellija töötajad või tema kliendid.

Laiemalt võttes on kasutaja (user) isik, programm või protsess. Kaks viimast langevad kokku kliendi mõistega. Kasutajal kui isikul tuleks peatuda lähemalt. Kasutajaks on igaüks, kes kasutab interaktiivselt arvutit ja reeglina on selleks mõni rakendusprogrammi kasutaja. Statistilistes andmetes ja sotsioloogilistes uuringutes eristatakse erinevaid kasutajate tasemeid kasutusintensiivsuse või huvide järgi. Statistiliselt loetakse arvutikasutajaks inimene, kes on kasutanud arvutit viimase kuue kuu jooksul, regulaarseks kasutajaks neid, kes on kasutanud arvutit viimasel nädala ja suurkasutajaks neid, kes kasutavad arvutit viiel päeval nädalas. Kasutusvaldkondadest on Eestis kõige populaarsemad e-posti vahendusel suhtlemine, internetipanga kasutamine ning info otsimine. Võrreldes eelmiste aastatega kasvab pidevalt e‑kaubanduse osatähtsus.

Kasutajaid tuleb eristada ka kuuluvuse järgi sise- ja väliskliendiks. Siseklient (internal client) on kohtvõrgu (intranet) kasutaja. Intranet on firmasisese töökeskkonna realiseerimine interneti vahenditega firma töötajatele. See on nagu Interneti minimudel, mille kasutamine on piiratud teatud isikute ringiga, kes pääsevad andmetele ligi kasutajatunnuseid teades. Firma intranetti võib kasutada erinevat laadi siseinformatsiooni jagamiseks, töökorraldustest teavitamiseks, erineva informatsiooni haldamiseks, teenuste broneerimiseks jne.

Välisklient (external client) on ekstraneti kasutaja, huvigrupi esindaja või tavaline klient, kelle soovitakse jagada infot. Süsteemi nimetatakse ekstranetiks kui asutuse siseinfo teatud osade juurde lubatakse ka väliskliente või partnereid, välistades vajadusel asjasse mittepuutuvate isikute ligipääsu. Siintoodu on selgelt infotehnoloogilise lähenemisega, kuid kliendi mõiste olemus jääb samaks, kui see lahti "haakida" IT-vahenditest.

Sõltumata kasutaja kuuluvusest on tarvilik teada tema vajadusi ning sellel vastavalt kujundada temale tooted ja teenused. Infoajastu võtmesõna on individualiseerimine ehk isikustamine. Infotehnoloogia võimaldab lihtsate vahenditega pidada arvet toodete ostjate ja teenuste kasutajate kohta. Niisuguse info kogumiseks kasutavad ettevõtted kliendikaarte ja e-kaubanduses kasutakse selleks isikustatud kasutajakontosid ja paljudel muudel juhtudel kasutaja käitumist registreerivaid küpsiseid. Niisugune ostuharjumuste kogumine võimaldab pakkuda kliendile tõenäoliselt so­bivad tooteid ja teenuseid. Individualiseerimist kasutavad kõige enam veebipõhise reklaamiteenuse pakkujad.

# A.3.1.2 IT personal

Probleem

Õppekavas puudub vastav alampunkt

Kõigi eelpool kirjeldatud huvigruppide vajaduste rahuldamiseks on vajalik ressurss – inimesed ja tehnika. Mõlema puhul on võimalik need "soetada" oma organisatsiooni või kasutada teenust. See on asja väline külg. Sisuliselt peavad organisatsiooni heaks toimimiseks toimima selle kõik põhiprotsessid ning vajadusel peab olema tagatud nendele IT tugi. Selleks peab IT personal hoolitsema füüsilise taristu (serveriruumid, kaabeldus, turvalised juurdepääsud), serverite, arvutitöökohtade, lisaseadmete ja teenuste aluseks olevate tarkvara rakenduste toimimise eest. IT juhi või temaga samaväärseid ülesandeid täitva töötaja kohus on leida pädevad spetsialistid või sõlmida vajalikud lepingud teenuste osutajatega.

IT spetsialistide pädevused on kirjeldatud näiteks kutseregistris olevates kutsestandarditega (vt. http://kutsekoda.ee/et/kutseregister). Lisaks sellel võib IT spetsialiste otsida vajalike tootjate poolt antavate oskust tõendavate sertifikaatidega (nt http://www.mcmcse.com/othercerts.shtml) või tootjasõltumatute sertifikaatidega (nt ka käesoleva õppematerjali aluseks olev EUCIP sertifikaat). Tuntud on üle 800 infotehnoloogia erialade sertifikaadi.

Vajalike spetsialistide kvalifikatsiooni või ostetavate teenuste hulga määrab eelkõige vajadustest lähtuv IT arhitektuur organisatsioonis.

# A.3.1 Kordamisküsimused

  1. Missugune lause järgnevatest kirjeldab kõige paremini IT-osakonna sise- ja väliskliendi erinevusi?
  • Sise- ja väliskliendile osutatavad teenused on alati ühesugused ja nad ei erine.
  • Reeglina on sisekliendi teenused seotud organisatsiooni infosüsteemis uute teenuste arendamisega ja nende kasutamise koolitusega aga välisklient kasutab olemasolevaid infosüsteeme mõne teise organisatsioonile või isikule lisandväärtuse loomiseks.
  • IT osakonna ja sisekliendi koostöös luuakse ja hooldatakse reeglina organisatsiooni infosüsteeme teenuste osutamiseks väljapoole ning oma töö korraldamiseks. Koostöös väliskliendiga luuakse temale vajalikke IT lahendusi kasutades oma organisatsiooni teadmisi ja oskusi. X
  1. Missugune järgnevatest annab õigeima huvigrupi loetelu IT ettevõtte jaoks?
  • Ettevõtte juhtkond, aktsionärid, Riigikogu liikmed, välispartnerid.
  • Kliendid, töötajad ja juhtkond, omanikud, hankijad, kreeditorid, valitsus, kohalik omavalitsus ja eriala liidud. X
  • Ettevõtte juhtkond ja töötajad, omanikud, maksuamet, kliendid pangad.
  1. Missugust arvutikasutajat loetakse regulaarseks kasutajaks? Kas seda, kes kasutab arvutit:
  • vähemalt kord kuus?
  • vähemalt kord nädalas? X
  • vähemalt kord päevas?

# A.3.2 Äriplaanid ja teostuvuse uuringud

Selle alateema materjale läbi töötades saad teadmised:

  • äriplaanist
  • infotehnoloogia rollist äriprotsessis
  • tegevusstrateegiast ja IT-strateegiast
  • projekti planeerimisest
  • IT strateegia elluviimisest.

# A.3.2.1 Äriplaan ja selle struktuur

Õppekava

Kirjeldada infosüsteemi teostatavuse mõõtmist planeerimisel ja vastavusse seadmist ariplaani ja –vajadustega.

Äriplaan on jäänud klassikaliseks dokumendiks ettevõtluses vaatamata suurtele muutustele organisatsioonide eesmärkide saavutamise viisides, suhtluses väliskeskkonnaga ja struktuuris. Igal ettevõtjal on olemas oma tegevuskava. See ei pruugi olla fikseeritud väga kindla vormi järgi, kuid lähemad või kaugemad eesmärgid on igaüks endale seadnud. Alati ei pea niisugune plaan olema seotud tormilise arenguga ja turu hõivamisega. Kui eesmärgiks on stabiilsus, siis ka see on kindel plaan, mille elluviimiseks on vaja pingutada.

Üldisema lähenemise järgi on planeerimine tuleviku kavandamine. Planeerimine on protsess, mis on ühtviisi oluline ettevõtte igas arengufaasis. Äriplaan on planeerimisel tekkiv kirjalik dokument.

Äriplaan on vajalik suhtlemisel oma äripartneritega, sest selles kirjeldatakse ühised eesmärgid. See on vajalik suhtluses omanike eesmärkide selgitamisel töötajatele ja eelkõige ettevõtte juhile, kes omakorda peab kindlustama eesmärkide täitmise. See on vajalik täiendavate investeeringute või laenude taotlemisel investoritele ja pankadele otsuste tegemisel. Enne kui investor otsuse langetab, tahab ta näha, kuidas tema raha tagasi teenitakse. Kirjalik äriplaan fikseerib seisukohad, plaanid ja prognoosid ning seeläbi annab võimaluse oma tegelikke saavutusi võrrelda plaanituga. Kirjapandu ennetab hilisemaid vaidlusi ja võimaldab näha, millistest eeldustest lähtudes üks või teine otsus vastu võeti.

Äriplaani ei tohi olla üks ja ainus ning alatiseks valmis. Seda tuleb kohandada vastavalt muutuvatele tingimustele. Siinkohal on hea võrrelda äriplaani täiendamisi kvaliteedijuhtimisest tuntud Demingi ringiga ehk pideva parendamise tsükliga.

Joonis 3-1. Demingi ring kvaliteedijuhtimise tsükli iseloomustamiseks. Planeeri (Plan) - kavanda tegevused, Teosta (Do) - vii need ellu, Kontrolli (Check) - kontrolli tegevuste mõju, Korrigeeri (Act) - vajadusel korrigeeri tegevusi (Allikas: The ROI Alliance)

Läbi pika kasutuse on äriplaan omandanud kindla struktuuri, mille alusel seda dokumenti koostatakse. Tuntud klassikalisel kujul on see lihtsalt ja kiiresti arusaadav selle lugejatele ning analüüsijatele, kes leiavad kohe vajaliku informatsiooni.

Äriplaani struktuuris on igast ettevõtte või projekti vajadustest ja autori eelistustest tulenevad erisused ja osad ja igas tänapäevases äriplaanis peaks olema kajastatud ka infotehnoloogia rakenduste kasutamine.

# Kokkuvõte äriprojektist

Kokkuvõte on äriplaani osa, milles kirjeldatakse projekti ning ärivaldkonda, milles ettevõte tegutseb. Tänaseks on IT muutunud paljude ettevõtete tegevuse üheks koostisosaks, mida kasutatakse halduses, suhtlemisel tarnijate, koostööpartneritega ja klientidega, ettevõtte turunduses jne. IT-st "sõltuvuse" määr on seoses ettevõtte ärimudeliga, kuid on selge, et infotehnoloogia teenuste kasutamine annab kindla tulemuslikkuse kasvu ja kulude kokkuhoiu ka väikestes ja traditsiooniliste aladega tegelevates ettevõtetes. Sellest tulenevalt ei saa vaadata kogu organisatsiooni või projekti toimimist ilma infotehnoloogia kasutamiseta ja ka teistpidi - IT‑tegevusi ei tohi vaadelda ega planeerida lahus kogu organisatsiooni eesmärkidest. Kui suurettevõtte äriplaanis ei pruugi olla tarvilik detailselt kirjeldada infotehnoloogilisi rakendusi, kuid kahe dokumendi - nimetatud äriplaani ja infotehnoloogia arenduskava (või IT-äriplaan, või IT-tegevuskava jne.) vahel peab olema kindel seos, mis on suunatud organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks.

Kui ettevõtte põhiprotsessid on seotud IT-ga, siis on oluliselt lihtsam siduda nende kahe tegevussuuna äriplaane, sest seosed on selgelt nähtavad. Kui IT on tugitegevusena toetavas rollis, siis on seoste leidmine raskem kuid võimalik, ent IT-kaugetele juhtidele arusaamatu. Siin peab IT‑meeskond või teenuse pakkuja rollis näitama initsiatiivi ja veenma juhtkonda uute tehnoloogiate rakenduste vajalikkuses ettevõtte arengu kindlustamisel ja suunamisel.

# Tooted ja teenused

Siin kirjeldatakse põhjalikult oma toodet või teenust, mida pakutakse ehk teisisõnu, mida peab ettevõte tegema tootmiseks või teenuse osutamiseks. Kuna detailselt kirjeldatakse tootmisprotsessi, siis on vältimatu ka kirjeldada vajaliku informatsiooni kogumise, töötlemise ja levitamise infotehnoloogilisi lahendusi. Reeglina on selleks ettevõtte ressursside planeerimise (ERP, inglise keeles: Enterprise Resource Planning) lahendusi. See ei pea olema, kuid parimal juhul on integreeritud rakendusprogrammide kogum, mille abil hallatakse tootmis- ja toetavaid tegevusi ettevõttes. Nendeks võivad olla planeerimine, toorme ja detailide sisseostmine, laoseisu haldamine, tarnijate haldamine, kliendisuhted, tellimuste täitmise ja väljasaatmise planeerimine ja palju muud. ERP osa on ka raamatupidamise- ja personalihalduse lahendused.

# Tehnilistest vajadustest kirjeldatakse:

  • vajalikku infotehnoloogilist infrastruktuuri (kui selleks ei tehta eraldi dokumenti) - serverid, arvutivõrk, tööjaamad

  • vajalikku tehnikat, mille juhtimine on uuematel seadmetel usaldatud mikroprotsessoritele s.t. võimalust integreerida ERP süsteemidega

  • transpordivahendeid, mille liikumist on võimalik jälgida positsioneerimise tarkvaraga (vt. http://www.navirec.ee/ ; inglise keeles: http://www.navirec.ee/index.php?lang=english)

  • kontoritehnikat, mis ongi sisuliselt IT lahendus

  • ettevõtte ülesehitusest sõltub tööks vajalike ruumide liik - tootmise või teenindamise ruumid, milles vajalikud töö ja keskkonna tingimused tagatakse automaatikaga. Selle suutlikkus tuleb valida töökeskkonnale esitatavatest nõuetest. Näiteks niiskus arhiivi hoidlates, õhu puhtus kõrgtehnoloogiliste seadmete montaaži ruumides jne.

# Tootearendus

Kõik pakutavad tooted ja teenused peavad konkurentsivõime säilitamiseks olema pidevas arengus ja täiustumises. Seetõttu on vältimatu kirjeldada, kuidas on kavas arendada tulevikus toodete ja teenuste sisu ning uusi tooteid. Oluline on kirjeldada selleks vajalikud vahendid ja meetodid.

Eelkõige algab uute toodete, teenuste ja ka suuremate äriprojektide planeerimine teostatavuse uuringust. Tootearenduse kontekstis tuleb käsitleda tehnilise teostatavuse uurimist. See hõlmab endas vastust küsimustele: kas on üldse olemas tehnoloogia, mis viiks eesmärke rahuldava toote loomisele, kui keerukas on selle tehnoloogia rakendamine ja kas ettevõttes on olemas tarvilike oskustega spetsialistid või võimalused neid palgata või koolitada. Teostatavuse hinnangu andmisel tuleb lähtuda süsteemi nõuetest ja arvatavast töötlemisele tulevast andmemahust ja kasutuskoormusest. Teostavuse teisteks aspektideks on veel juriidiline ja kultuuriline teostatavus sihtturul.

Majanduslikku ja organisatsioonilist teostatavust käsitleme järgnevalt. Juriidilise teostatavuse all tuleb näiteks IT toodete puhul mõista võimalusi pakkuda teenust sihtturul kehtivaid andmekaitse ja autoriõiguse nõudeid järgides ja võimalusi hankida vajalikke kasutusõigusi. Siia kuuluvad ka tegutsemisload või tegevuse alustamisest teavitamine telekommunikatsiooni valdkonnas, mis Euroopa Liidus on suures osas reguleeritud vaba konkurentsi kindlustamiseks.

Kui projekt ei ole otseselt seotud infotehnoloogia arendustega, siis tuleb kirjeldada tootearenduses kasutatavad rakendustarkvara vahendid. Näiteks automaatprojekteerimiseks CAD/CAM süsteemid (Computer Aided Design / Computer Aided Manufacturing) ning nende võimalik seos majandusarvestuse süsteemidega (ERP - Enterprise resource planning).

# Turg

Infotehnoloogilisest vaatnurgast kirjeldatakse siin võimalikud lahendused, mis soodustavad toodete ja teenuste pakkumist ja müüki sihtgrupile. Eelkõige hinnatakse võimaliku turuosaliste vastuvõtlikust valitud lahendustele ning sellest tulenevalt nende müügikanalite mõju käibele ja kasumile. Nendeks võivad olla elektroonilised tellimiskeskkonnad koos vajalike maksevõimalustega, tellimise täitmise jälgimise vahendid (väga levinud teenus kullerfirmadel saadetise jälgimiseks), tagasiside võimalus (vt. näiteks oksjonikeskkonna eBay võimalusi).

# Konkurents

Toodetega turul püsimiseks on vältimatu arvestada konkurentsiga Üheks viisiks saavutada konkurentsieelis on tööviljakuse suurem kasv võrreldes konkurentidega. Mitmed aruanded näitavad uute tehnoloogiate ja eelkõige infotehnoloogia kasutamise olulist positiivset mõju tööviljakusele.

(Ramon Gomez-Salvador, Alberto Musso, Marc Stockerand Jarkko Turunen. Labour Productivity Development in the Euro area. Occasional paper series No 53/October 2006. European Central Bank http://www.ecb.int/pub/pdf/scpops/ecbocp53.pdf)

Seetõttu on soovitav välja tuua need uue tehnoloogia rakendamisega seotud tegurid, mis annavad projektile eelised.

# Turundusplaan

Turundusplaan põhineb eelpool toodud turu olukorra ja konkurentsiolukorra kirjeldusel ja moodustab ühe olulise osa äriplaanist. Tänapäeva oluliseks turunduse kanaliks on Internet. Selle turunduskanali osatähtsus on võrreldes teiste kanalitega kõige kiiremini kasvav. (European Online Display Advertising Spend Will Double By 2012 by Mary Beth Kemp Forrester Research, Inc. http://www.forrester.com/Research/Document/Excerpt/0,7211,42089,00.html)

# Juhtkond ja personal

Kõik äriplaanis kirjeldatu ei oma mõtet, kui pole inimesi, kes selle ellu viiksid ning tagaks organisatsiooni toimimise ning oskuslikult arendaks seda. Infotehnoloogia seisukohalt analüüsitakse siin inimeste oskusi kasutada ja rakendada tehnoloogia poolt pakutavaid võimalusi. Niisuguse analüüsi vajadus ei tekita mingeid kahtlusi keerukaid tehnilisi lahendusi nõudvate erialade ja tööde puhul. Sama kehtib ka tavalise arvutikasutuse oskuse puhul. Arvutikasutajate oskuste tõstmine vajalikule baastasemele, milleks on täna maailmas levinud arvutikasutaja oskustunnistuse tase (vt. www.ecdl.ee) annab tööviljakuse kasvu kuni 20%. (Urve Mets, Ülo Randaru, Jaan Oruaas Arvutikasutaja oskustunnistuse põineva arvutikoolituse efektiivsus. Arvutimaailm nr.3, 2000)

Infotehnoloogias on organisatsioonilise vormina levinud virtuaalsed ettevõtted. Ka siin kirjeldatakse toimimiseks vajalik struktuur. Töökohtade paigutamise planeerimisel on oluline nende asukoht klientide suhtes ja sellest tulenevate kulude analüüs. Äriplaan peab andma siin selge toimimise mudeli, mis tagab tulemuslikkuse ja loodavate infosüsteemide kvaliteedi.

# Rahastamine

Rahastamine on iga projekti või käivitatava ettevõtte võtmeküsimus. Äriplaanis tuleb täpselt kirjeldad vajalikud vahendid, millega luuakse ja hoitakse käigus infotehnoloogiline infrastruktuur ja töökohad organisatsioonis. Peale riistvara on vajalik ette näha ka ressursid tarkvara litsentside ostmiseks ning rakenduste hooldusele ja uuenduste jaoks. IT lahenduste planeerimisel on ohtudeks luua liiga "kitsas" või liiga võimas riist- ja tarkvara platvorm. Äriplaanis tuuakse välja ohud, mis kaasnevad ühel või teisel juhul ning nähakse ette tegevused nende riskide maandamiseks.

Peaaegu kõikide äriplaani osade aluseks on teostatavuse uuringud. Need võivad olla näiteks:

  • majanduslik (rõhuasetusega rahalisele poolele)
  • tehniline
  • organisatsiooniline.

Majanduslik teostavuse uuring koosneb eelkõige turu valmisoleku ja tasuvuse uuringutest. Viimane on detailne uuring planeeritava toote või teenuse tuludest ja kuludest. Siia hulka kuuluvad ka võimalikud sotsiaalsed ja keskkonna mõjud ning ettepanekud vahenditest, kuidas võimalikke negatiivseid mõjusid vähendada. Tänapäeval on kehtestatud saastemaksude tõttu keskkonna mõjud otsene majanduslik tegur.

Kõigi teostavuse uuringute tulemuste põhjal võetakse vastu otsus projekti käivitamise või jätkamise kohta. Need uuringud annavad aluse otsustada projekti tulemuslikkuse ja elujõulisuse üle ning võimalikud esialgsed lahendusvariandid tööde käigus tekkivate probleemidest hoidumiseks või alternatiivsete teede leidmiseks.

# A.3.2.2 Infotehnoloogia roll äriprotsessis

Üleilmastuv majandustegevus ja tihenev konkurents seavad ettevõtete ette järjest suuremad nõuded oma tegevuse tulemuslikumaks muutmisel. On mitmeid usaldusväärseid andeid selle kohta (INFORMATION ECONOMY REPORT 2007 - 2008 Science and technology for development: the new paradigm of ICT. UNITED NATIONS New York and Geneva, 2007), et IT-l on täita otsustav roll ettevõtte tuleviku kujundamisel, mis seisneb ettevõtte tegevusele ning arengule kaasa aitamises läbi uute tehnoloogiliste võimaluste s.t. IT on üks võimaldajatest ettevõtte eesmärkide saavutamisel. Aeg on näidanud, et juhid, kes neid võimalusi õigesti rakendavad, on suutelised tagama oma ettevõtte konkurentsivõime ja elujõulisuse. Läbi ajaloo on IT saanud puhtast teaduse instrumendist kõiki majandusharusid, haridust ja sotsiaalsfääri läbivaks horisontaalseks majandusharuks. Niisugused arengud vajavad head koostööd infotehnoloogia ja äri eest vastutajate vahel.

Ajaloost on eristavad kolm suuremat perioodi, mis iseloomustavad infotehnoloogia kasutamist äri eesmärkides ja nende kahe suuna omavahelisi suhteid organisatsioonis.

# Infosüsteemide kasutamise algusperiood (1950–1970)

Arvutite kasutusele võtmise peamiseks motivaatoriks oli ettevõtete kasv suuruseni, mille juures rutiinsete tööde maht läks nii suureks, et selle võis anda väga kallite masinate teha kartmata kahju tehtud investeeringust. Administratiivsed ülesanded ja arendustööd nõudsid suuremahulisi arvutusi - andmetöötlust. Ainult kõige jõukamad firmad suutsid endale muretseda suurarvuti. Neid käsitsesid ülikõrgete palkadega IT-insenerid ja teadlased. Firma tippjuhid ei teadnud midagi IT-probleemidest.

IT-gurusid usaldati pimesi kui teadlasi-eksperte. Selle tingis ka arvutustehnika kasutatavuse keerukus muude erialade spetsialistide jaoks. Iseloomulikeks ilminguteks oli suhtumine, et:

  • IT on kulude vähendamise vahend
  • juhtimine on IT poolel
  • äripersonal ei osalenud IT tööde paneerimisel ja kontrollis
  • IT-le anti andeks igasugune eksperimenteerimine.

Kokkuvõtvalt oli see eraldiseisvate rakenduste kasutamise periood, mil juhtimine oli rangelt vertikaalne

IT kasutusele võtmine oli väga aeglane ja kallis ning kasutamine paindumatu ja liigipääsmatu nii sise- kui välisklientidele. (Thomas R. Gulledge Ruth A. HaszkoThe Information Technology Enabled Organization: A Major Social Transformation in the U.S.A. http://www.unesco.org/most/gulled.htm)

# Äriprotsesside ümberkujundamise periood (70-ndate lõpp ja 80-ndad)

Personaalarvutite, lokaalvõrkude ja relatsiooniliste andmebaaside areng võimaldas äril tuua rakenduse endale lähemale, kuigi nende rakendused jäid sõltuvaks arvutite võimsusest. See tõi kaasa pideva vajaduse riist- ja tarkvara uuendamiseks, mis omakorda tegi väga kalliks kogu IT haldamise. (Frank E. Gillett Organic IT The TechStrategyTM Report April 2002 http://www.forrester.com/Research/PDF/0,5110,14136,00.pdf)

Seetõttu jäi juhtimine algul endiselt IT spetsialistidele, kuid muutus kiiresti. Äripoolt hakatakse kaasama IT‑projektidesse nende endi survel. Äripoolel on tekkinud selge vajadus korraldada oma protsessid ümber nii, et suureneks toodete kvaliteet, lüheneks toodete turule jõudmise aeg ja veel kõik muu, mis aitab tõsta konkurentsivõimet. Hakati huvi tundma, kuidas IT-protsessid vastavad äriprotsessidele, päevakorda tõusid investeeringute tootlikkus (return on investement– ROI), klienditeenindus ja IT poolt loodav lisaväärtus.

IT põhiülesanne liikus ära ärioperatsioonide automatiseerimiselt kogu äriprotsessi teeninamisele. Koos sellega muutus ka IT staatus teenindavaks üksuseks. Kuigi IT-arendus toimus alt-üles meetodil hetkevajaduste kohaselt, sest rakenduste loomise ajad olid endiselt pikad ja seda ei määranud organisatsiooni strateegia. Iseloomulikeks ilminguteks oli suhtumine, et:

  • IT-projektide fookus muutub tehnoloogilisest äriliseks
  • IT-põhiste projektide juhtimine läheb IT-spetsialistidelt järk-järgult ärijuhtidele.

# Ettevõtete integratsiooni periood (alates 90-ndatest)

Tehnoloogia on arenenud tasemele, millal paljud ettevõtted rajavad on ärimudeli IT‑süsteemidele. eelkõige on see finantssektor. Sellega muutub IT määrava tähtsusega osaks ning ainus võimalus eduks on äri ja IT koostöö. See seab täiesti uued nõudmised IT‑ spetsialistidele. Tehnilise teadmiste ja oskuste kõrval tuleb omandada tööandja organisatsioonile vajalikud eriteadmised klienditeenindusest (sise- ja välisklientide jaoks) ja majandusest. (B. Dawn Medlin Skills crucial to the information technology professionals in the global business environment: an empirical study in the United States, International Journal of Human Resources Development and Management 2004 - Vol. 4, No.2pp.183 - 190)

Niisugused nõuded on jõudnud ka rahvusvaheliste kutsetunnistuste eksamikavadesse ja IT‑eriala õppekavadesse.

Infotehnoloogia on saavutanud paljuski teenuste osutamise staatuse. See nõuab väga täpset äri- ja IT plaanide ühildamist, mis peab põhinema täpsel analüüsil ja planeerimisel. IT uued võimalused on ka uute äri-ideede loomise aluseks.

Iseloomulikeks ilminguteks on:

  • IT ja äripoole vastastikune suhtumine on avatud ja koostöövalmis
  • äripoole osalemine IT- arenduses on määrav
  • IT-projektide fookus – täielikult määratud ärivajadustega
  • IT-põhine projektide juhtimine on avatud ja äri poolt suunatud.

Oluliseks tunnuseks on, et enamus IT‑arendusetöödest toimub projektimeeskondades, milles osalevad äri ja IT inimesed. selles töös tulemuslikule tasemele jõudmiseks peab iga organsatsioon sinna jõudma oma sisemiste protsesside arendamise kaudu. Seetõttu võibki leida organisatsioone, mille IT- ja äripoole suhted vastavad suvalise eelneva perioodi suhtemallile. Organisatsioonide arengut on analüüsitud nende endi arengu seisukohalt. Eristatakse mitmeid perioode IT ja äripoole partnerluse arengus, kuid nende eristamiseks panid aluse R.Nolani tööd 1973 aastal. Nolan, Richard (1973) "Managing The Computer Resource:A Stage Hypotesis" Harvard Business Review\ 16 (4): 399-405.

# IT roll muutuvas organisatsioonis

Tänapäeval on selles mudelis kuus olekut, millega kirjeldatakse IT rolli ja selle muutumist organisatsioonis vastavalt äri ja organisatsiooni enda muutumisele. (http://en.wikipedia.org/wiki/Stages_of_growth_model)

Mudeli järgi on IT kasutuselevõtt organisatsioonis esialgu aeglane. Järgneb kiire "nakkuse" periood, mis põhjustab tugeva kontrolli vajaduse (kolmas olek). Loodud üksiklahendused nõuavad tulenevalt äriloogikast integreerimist (neljas olek), mis viivad heal tasemel andmete haldamiseni ja järjepideva arenguni küpsusstaadiumis (kuues olek).

# Olek I - Algatus

See on IT kasutuselevõtu algusfaas, mis on täiesti loomulik tänapäeval asutatavate ettevõtete puhul ning läbitakse väga kiiresti ja suurte probleemideta. Mudeli loomise ajal möödus see etapp juhtkonna erilise juhtimise ja kontrollita (vt . Infosüsteemide kasutamise algusperiood eelpool). Nüüdseks on IT rakendamine algusest peale juhtkonna tähelepanu all. Vaatamata sellel on oht, et pühendutakse rohkem tehnoloogia rakendamisele kui äri vajadustele. Kogenematu personal püüab hoida käed IT kasutamisest eemal, kuigi esialgsed rakendused võivad olla lihtsad.

Iseloomulikumad jooned on:

  • kasutajad hoiavad rakendustest eemale oskamatuse tõttu
  • IT personal pöörab peatähelepanu tehnoloogia rakendamisele
  • IT-planeerimine ja tööde kontroll on lõtv
  • eesmärgiks on praktilised rakendused kulude vähendamiseks.
# Olek II – Nakkus

Vaatamata sellele, et arvutite kasutamine toob kaasa suuri muutusi ei võta kõik töötajad uut tehnoloogiat omaks. Pingutusi nõuab kõigi töötajate kaasamine. Need probleemid tekivad ka olemasoleva töökorralduse ja -vahendite uuendamisel juba stabiilselt toimivas ettevõttes. Samal ajal on entusiastlike kasutajate mõjul oht soetada tehnikat kuni küllastuseni ja hankida juurde üha uusi tarkvara rakendusi. Uue kuluna tekivad kohe juurde tugispetsialistide palgakulud või vajadus teenust sisse osta. Juhtkond hakkab tunnetama range eelarve ja tulemuslikkuse kontrolli vajadust.

Iseloomulikumad jooned on:

  • rakenduste küllus
  • ühtede kasutajate entusiasm ja teiste võõrandumine tehnoloogia kasutamisest
  • juhtkonna vähene kontroll
  • IT kulutuste kiire kasv
  • arvutite kasutuse kiire levik organisatsioonis
  • arvutikasutus tingib ühe kriisi teise järel.
# Olek III – Kontroll

Kolmandas infotehnoloogia rakendamise faasis võtab juhtkond kasutusele meetmed kulude kontrolli alla saamiseks. Luuakse selged reeglid IT hangete, kasutamise, arenduste tellimiste ja projektide juhtimise kohta ning vastavad haldussüsteemid. Sisuline muutus viib tähelepanu andmeallikatele senise tehnika halduse asemel (võrdle Äriprotsesside ümberkujundamise periood eelpool).

Iseloomulikumad jooned on:

  • arvutikasutuse optimeerimine aga mitte kahanemine
  • IT-osakonna olulisuse kasv
  • keskne kontroll kulude üle
  • rakendused endiselt mitteühilduvad ja mitte asjakohased
  • andmebaaside ja kommunikatsiooni kasutamine vaatamata sagedasele juhtkonna, tõrjuvale hoiakule
  • kasutajate pettumus.
# Olek IV – Integratsioon

Seniste eraldiseisvad rakendused püütakse ühendada süsteemiks. See viib IT-kulude uue kasvuni sarnaselt teise olekuga - nakkusega. Probleeme tekib nüüd toimiva kulude ja muu administratiivse kontrolli tõttu, mille tulemusel mõnedki tegevused ja projektid viibivad.

Iseloomulikumad jooned on:

  • tugevneb kasutajapoolne kontroll ja vastutus oma rakenduste eest
  • hüppeline kulude kasv
  • vajadus n-lineandmebaaside järgi
  • andmetöötluse formaalne planeerimine ja kontroll, mis viib juhtkomiteede ja vastavate dokumentide loomisele.
# Olek V – Andmehaldus

Selles faasi pööratakse peatähelepanu andmehaldusele, mis võimaldab korrastada kogu tööks vajalikku.

Iseloomulikumad jooned on:

  • rakendatakse tugevat andmehaldust s.t. määratakse liiased andmed, andmete kasutusõigused ja nende tähtsus kõigis organisatsioonistruktuurides
  • rakendused on integreeritud kogu organisatsioonis
  • IT-osakond on andmete administraator ja vähema tähtsusega on arvutite teenindus
  • termin andmetöötlus asendub infosüsteemiga.
# Olek VI – Küpsus

Küpsus tähendab rakenduste kasutamise jõudmist tasemele, kus organisatsiooni põhiprotsessid, näiteks tellimuste register, raamatupidamine, tootmise planeerimine jne. "peegeldavad" organisatsiooni struktuuri ja on vastavuses infovoogudega. Kasutusel on kontrollsüsteemid tootmise, turunduse ja rahastuse juhtimiseks. Niisugused infosüsteemid annavad organisatsioonile eelduse olla tulemuslik ja mõjukas.

Iseloomulikumad jooned on:

  • infosüsteem võimaldab katta organsatsiooni infovajadusi
  • kasutatavad andmeallikad võimaldavad luua konkurentsivõimelisi ja paindlikke rakendusi
  • andmeallikaks on ka kogu andmetöötlusahel
  • andmetöötlus on strateegiliselt planeeritud
  • kasutajad ja andmetöötlejad on vastutavad koos andmete kasutatavuse eest
  • IT- juhid on organisatsiooni hierarhias samal tasemel rahandus- ja personalijuhtidega.

# A.3.2.3 Tegevusstrateegia ja IT-strateegia

Õppekava

Määratleda majandusliku teostatavuse mõiste.

Sarnaselt igale mudelile ja ajaloolisele arengu jaotusele ei ole ka ülaltoodud täiuslikud, kuid võimaldab aru saada läbi IT ja organisatsiooni ajaloo aru saada põhilistest IT ja majanduslike mõjurite seostest.

Ettevõtte tegevusalane oskusteave ja ideed peituvad "äritegevuses" ja ärijuhtides. Oskusteave tehnoloogiast ja selle võimalustest peitub ettevõtte IT-alases tegevuses ja IT spetsialistides. Kui ettevõtte kogu IT tegevus piirdub tehnika elushoidmisega, siis pole loota IT rakendamist ärioskuste täiustamiseks – ärivõimaluste haaramiseks ja konkurentsieeliste kindlustamiseks. See tähendab, et ka IT strateegia (s.o põhimõtted, arengusuunad ja strateegilised tegevuskavad, kuidas ettevõte IT-d rakendab) peab olema tihedalt seotud äristrateegiaga. Paljudes ettevõtetes puudub formuleeritud IT strateegia üldse või ei ole ta seotud äristrateegiaga. Endastmõistetavalt piirab see oluliselt võimalust kasutada IT-d äri edasiviiva mootorina ja viib IT-spetsialistide ja ärijuhtide võõrandumisele üksteistest.

Põhiküsimus on: kuidas õnnestub saavutada koostöö ärijuhtide ja IT spetsialistide vahel, et luua tulevikuettevõtted, kus ühendatakse ettevõtte tegevusalane oskusteave ja tehnoloogiapotentsiaal ning kus IT tasuvus on suurim.

Tänases IT-ala ettevõttes on töökorraldus reeglina projektidel põhinev. Seetõttu on mitmed projektid korraga algatamise, teostamise või lõpetamise etappides korraga, et tagada ettevõtte töö.

Üheks võimalikuks lähenemisviisiks projekti algatamisel on nende teostatavuse ning tasuvuse hindamine:

  • turu valmisoleku
  • tehniline teostatavuse
  • rahalise tasuvuse alusel.

Sõltuvalt ettevõtte töökorraldusest eristatakse lühiajalisi ehk pisitöid (näit.: erakorraline hooldus kliendi juures) ja pikemaajalisi töid, mille puhul rakendatakse projektijuhtimise meetodeid.

IT arendustööde s.o käesolevas peatükis projektide planeerimine on analoogne mistahes muu süstemaatilise planeerimisprotsessiga.

Planeerimise turu valmisoleku hindamise etapil vaadeldakse kolme seisundit:

  • soovitav tulevikupilt
  • hetkeolukorra analüüs
  • tegevuste valik.

# A.3.2.4 Projekti planeerimine

Õppekava

Määratleda tehnilise teostatavuse mõiste.

Probleem

Õppematerjali sisu ei vasta õppekava alampunktile

Projekti planeerimine algab tulevikupildi loomisega. Kirjeldada tuleb visiooni – tulevikuseisundit, kuhu soovitakse jõuda, selle iseloomulikke parameetreid ja tähtsamaid sihte. Eesmärk on kirjeldada tulevikuolukorda kõigi detailideni, mida on võimalik ette prognoosida, sh. struktuur, tooted, kliendirühmad, nende vajadused jms. Lähtuda tuleb ettevõtte kui terviku visioonist ja selle alusel kirjeldatakse muude tasandite tulevikupilte. Tulevikuseisundi ajahorisont sõltub suuresti tegevusala dünaamikast ja on kõrgemal juhtimisnivool pikem kui madalamal.

Hetkeolukorra analüüsiks on ettevõtetel olemas palju võimalusi ja lähteandmeid. Eelnevalt määratletud tulevikupildist järeldub, millistele tänase situatsiooni aspektidele tuleks rohkem tähelepanu pöörata. Põhieesmärgiks on koguda konkreetseid "asitõendeid" – mõõdetavaid tulemusi, mille muutumist saab arendusprotsessi käigus jälgida. Need mõõdetavad tulemused ehk indikaatorid võivad olla kvantitatiivsed s.o. numbriliselt väljendatavad või kvalitatiivsed s.o. hinnanguliselt väljendatavad. Mõõdetavatest tulemuste seas tuleb erilist tähelepanu pöörata osale neist, mis määratletakse kui kriitilise edu tegurid (inglise k.: Key Performance Indicators), mille puhul eesmärkide saavutamine omab määravat tähtsust projekti edule. Kahjuks pühendavad ettevõtted tänase olukorra hetkeanalüüsile tunduvalt rohkem aega kui tulevikuprognoosile. Eduka ettevõtte tunnusjooneks on tugev keskendumine tulevikule. Paljuski ongi see äriplaani koostamine.

Hetkeolukorra analüüsist tuleb leida probleemid, mis vajavad lahendust ja viivad eesmärkide saavutamisele. IT projektides on need eelkõige tehnoloogilised probleemid, sest uute võimaluste kiire ilmumisega tuleb hinnata nende sobivust püstitatud ülesannete lahendamiseks ja klientide vajaduste lahendamiseks. Väheoluline ei ole siin ka sihtrühma vastuvõtevõime ja oma võimaluste hindamine.

Tehnoloogilise lahenduse valikul on üheks kriteeriumiks ka arendusvahendite hind s.o. mitte ainult vajalike tarkvara litsentside hind vaid hinnata tuleb kõiki sellega seotud kulutusi s.o. arendajate, hooldajate ja kliendi töötajate koolitust. Sageli vajab uus tehnoloogiline lahendus ka võimsamat riistvara ja sidekanaleid.

Niisugune analüüs annab tehtavale valikule ärilise ehk rahalise konteksti ja sellega väärtuse ettevõtte juhtkonnale, omanikele ja investoritele. Nemad peavad tegema valiku mitmete projektide vahel, sest reeglina on raha "küsivaid" projekte rohkem kui ettevõttel on võimalik leida ressursse. Jällegi on niisuguste otsuste aluseks esitatud äriplaan.

Kui projekt on saanud heakskiidu juhtkonnalt, siis tuleb koheselt kinnitada vastutavad isikud ja esmane tegevuskava. Projektide käivitamise lõplikul otsustamisel on oluline, et juhtkond on pidevalt töödest informeeritud ja neil tekib võimalus otsustada tööde käigu üle. See tagab nende pühendumise ja toetuse projektile. Seda on võimalik tagada, järgides kahte põhimõtet. Esiteks peab erinevate valdkondade planeerimine ja koostöö s.o. ärijuhtide ja IT juhtide koostöö, toimuma koordineeritud protsessina, allutatuna ettevõtte strateegilise planeerimise tsüklile. Teiseks peab otsuseid langetava rühma tuumik olema kõigi arendusvaldkondade jaoks sama ja piisavalt kõrgel ärijuhtimise nivool, et hinnata arendusprojekte nende mõju järgi kogu äritegevusele.

Iga tehnoloogiline rakenduse tekkimise tõukejõuks on reeglina mittetehniline probleem või vajadus. Lahenduste otsimise käigus kaalutakse võimalusi rakendada juba olemaolevat või püütakse genereerida uusi ideid. Sõltumata sellest, kas valitakse olemasoleva rakendamine või uus väljatöötlus, vajab vastamist küsimus valitu teostatavusest olemasolevate ressursside - inimeste, raha ja organisatsioonilise ülesehituse võimalusi arvestades.

# A.3.2.5 IT strateegia elluviimine

Õppekava

Määratleda organisatsioonilise teostatavuse mõiste.

Kaasaegne teadmuspõhise organisatsiooni peamine väärtus on tema inimesed. Inimesel on täita mitmed rollid organisatsiooni infosüsteemis. Nende rollide eristamine on oluline, sest inimese tegevus infosüsteemis ei piirdu ainult info passiivse kasutamisega. Inimesed loovad, täiustavad ja juhivad infosüsteemi. Viimased rollid ei ole alati igapäevatöös nähtavad, kuid nende osatähtsus uute tehnoloogiliste paradigmadega (Web 2.0, semantiline veeb jne.) on kasvamas. Näitena võib tuua "kasutajakeskse süsteemiarenduse" (end user computing) lähenemisviisi, mille puhul lubatakse kasutajatel sekkuda infosüsteemi arendusse igapäeva tööülesannete täitmise süsteemi loojaid tülitamata - luua ise päringuid ja raporteid. Niisiis, inimene võib infosüsteemis tegutseda kahes peamises rollis - süsteemi arendaja (väljatöötaja) ja haldaja, või süsteemi kasutaja. Olulisteks küsimusteks on liides süsteemi ja kasutaja vahel (user interface), mis määrab suures osas infosüsteemi kasutatavuse. Organisatsioonis ei tööta inimesed kunagi üksi, kuigi nad süsteemi kasutamise hetkel on võib-olla tõesti füüsiliselt üksinda. Nad on suuremate või väiksemate sotsiaalsete rühmade liikmed.

Vastavalt sellele võime infosüsteemis või infosüsteemi suhtes tehtavaid tegevusi liigitada:

  • süsteemi kasutamine
  • süsteemi haldamine
  • süsteemi arendamine.

Need tegevused on sageli organisatsiooniliselt selgelt eristatud. Teiste sõnadega, süsteemide kasutamisega, arendamisega ja halamisega tegelevad erinevad töötajad. Kuid teatud tingimustel võib üks inimene või töötajate rühm täita ka kahte isegi kõiki kolme tegevuste liiki. Iseloomulik on see väikefirmadele või väikese infokoormusega organisatsioonidele.

Projekti algatamise lähtekohaks ongi organisatsioonilise toimimise üldine võimekus ja selle alusel tuleb otsustada organisatsioonilise teostatavuse üle. Eelkõige on see töötajate valmisolek muutusteks ja kitsamalt võttes projektorganisatsiooni valmisolek. Projektorganisatsiooni eelnev kogemus projekteerimisvaldkonnas on siin olulise tähtsusega samuti nagu juhtkonna huvitatus tööde edukast kulgemisest ja lõpptulemusest.

IT-projektid kõigis oma eluea etappides nõuavad palju tehnilist kompetentsi alates uue süsteemi ülesannete kirjeldamisest. Niisuguse kompetentsi ulatuse ja teadmiste sügavuse vajadused sõltuvad loomulikult edasisest tööde jaotusest allhankijate ja oma töötajate vahel. Eriti oluline on selge arusaam oma võimekusest projekti planeerimisel ja infosüsteemi arendamise algetappidel, sest üldteada on mitmeid kordi praktikas kinnitust leidnud tõsiasi, et nigela lähteülesandega ja halvasti planeeritud tööd ei saa mitte kuidagi hea tulemusega lõppeda. Projekti algatamisel tuleb organisatsioonis hinnata tarvilike kompetentside olemasolu, vajaliku taseme saavutamiseks spetsialistide palkamise, koolitamise ja kaasamise võimalusi ning vastavalt selle kujundada tegevused ja ressursid.

Infosüsteemi kasutajatega on mõnevõrra lihtsam, kuid jõupositsioonilt pealesunnitud muudatused ei ole kaasaegses organisatsioonis asjakohased. Tööde alguses tuleb kaasata töötajad oodatavate muutuste planeerimisse. Üks osa sellest tööst on koolitusvajaduse väljaselgitamine. Siin tuleb eristada kahte tasandit - üldine arvutikasutuse oskus ja ühe konkreetse infotehnoloogilise rakenduse kastusoskus. Uuringud näitavad, et üldise arvutikastuse oskus annab tugeva toe ka eri rakenduste kasutamisel ning tööviljakuse tõus arvuteid oma töös kasutavate töötajate puhul võib jõuda kuni 20%-ni. (Urve Mets, Ülo Randaru, Jaan Oruaas The Effectiveness of ECDL-based Training Baltic IT&T Review No 1(20) 2001)

Niisugune näitaja annab koolitusse investeeritud raha tasuvuse ajaks viis kuud, mida tuleb pidada üliheaks näitajaks.

Koos infosüsteemi rakendamisega tuleb vaadata organisatsiooni struktuuri ja loodava infosüsteemi kooskõla s.t. kas vajalikud vastutus- ja toimisalade infovood ja otsused on vastavuses. Samuti töötajate jagunemine kasutajate gruppidesse ning nende tööülesannete täitmiseks vajaliku funktsionaalsuse olemasolu infosüsteemis. Uute tööülesannete lisamine peab olema erilise tähelepanu all. Seetõttu tuleb üle vaadata organisatsiooni skeem, töökohtade funktsioonid ning nendevahelised infovood. Sõltuvalt organisatsiooni ees seisvatest ülesannetest ja vajalikest muutustest tuleb ebakõlade ilmnemisel muuta infosüsteemi lähteülesannet või organisatsiooni sõltuvalt sellest, mis vastab paremini püstitatud eesmärkidele.

# A.3.2. Kordamisküsimused

  1. Missugune dokumendi kooskõla organisatsiooni strateegiaga järgneva loetelu seast on kõige olulisem?
  • riist- ja tarkvara hanke juhend
  • infotehnoloogia strateegia X
  • IT osakonna töötajate koolitusprogramm
  • juhatusele esitatavad tehnoloogia arengu aruanded
  1. Missugusele küsimusele otsitakse vastust majandusliku teostatavuse uuringuga?
  • planeeritava projekti tulemusi sõltuvalt konkurentide kasumi suurusest
  • planeeritava projekti majandusliku tasuvuse kohta ettevõtte jaoks X
  • võimalikku palgatõusu organisatsioonis
  1. Missugusele küsimusele otsitakse vastust tehnilise teostatavuse uuringuga?
  • uusima tehnoloogia arengusuundade muutumise võimalikkusest
  • odavaima tehnoloogia soetamise võimalikkus
  • projekti edukuse võimlikkus olemasoleva või soetatava tehnika ja tehnoloogiagaX
  1. Missugusele küsimusele otsitakse vastust organisatsioonilise teostatavuse uuringuga?
  • vajadust uue juhtimiskorralduse ja juhataja järele
  • Organisatsiooni struktuuri vastavust ja võimakust toime tulla vajalike infovoogude töötlemisega X
  • Organisatsiooni uutesse hoonetesse paigutamise võimalikkust
  • Organisatsiooni võimekust kasutada uusi telefoni- ja arvutivõrke
  1. Missugune alljärgnevatest tulemuste loeteludest on kõige täilikum loetelu IT rakendamise tulemustest organisatsioonis:
  • Suurem tootlikus, parem klienditeenindus, parem materjalide kasutus, ajalisel ning koguseliselt täpsemad tarned, töötajate paremad hügieenitingimused
  • Suurem tootlikus, parem klienditeenindus, parem materjalide kasutus, ajalisel ning koguseliselt täpsemad tarned, täpsem turundusinfo X
  • Suurem tootlikus, parem klienditeenindus, parem materjalide kasutus, kiirem tootearendus, parem kvaliteet, täpsem turundusinfo, töötajate paremad hügieenitingimused
  1. Missuguste alljärgnevate tegurite koosmõjul on projekti ebaõnnestumine kõige tõenäolisem?
  • Juhtkonna huvi puudus, projektijuhi liigne nõudlikkus, ebaõnnestunud turundus X
  • Projekti on kaasatud hea aga mitte kõige parimad spetsialistid, projektijuhi liigne nõudlikkus, ebaõnnestunud turundus
  • Projektijuhi liigne nõudlikkus, ebaõnnestunud turundus, mõned kõrvaltegevused on jäänud ajagraafikust maha

# A.3.3 Kulud ja tulud

Selle alateema materjale läbi töötades saad teadmised kulude ja tulude planeerimise ning hindamise kohta.

# A.3.3.1 Kulud ja tulud

Õppekava

Tuua välja peamised investeeringute hindamise meetodid, näiteks investeeringute tulukus Return on Investment, sisemine kasuminorm Internal Rate of Return, varade tulevikuväärtus Net Present Value.

Alati on olemas olnud andmed ning neid on ühel või teisel viisil töödelud s.o. kogutud, salvestatud, teisendatud ja väljastatud. Infotöötluse termin on reeglina kasutusel seoses infotehnoloogiaga ja selle all mõistetakse andmete sisestamist infosüsteemi, salvestamist, töötlemist ja väljastamist. Infotöötluse eesmärgiks on olemasolevate andmete alusel luua informatsioon ja see esitada võimalikult ülevaatlikult ning informatsiooni vajajale tarvilikul kujul. Informatsiooni teisenemist töötluse käigus iseloomustab joonis A3.2. See on ärilises mõistes infoteenus.

Joonis 3-2. Informatsiooni ja andmete suhe

Igas ettevõttes, kus kasutatakse või arendatakse infotehnoloogia teenuseid on vaja teha investeeringuid töökohtade varustamiseks ja infrastruktuuri loomiseks. Igalt investeeringult oodatakse selle tasuvust. Vastavate hinnangute aluseks peavad olema täpsed andmed tulude ja kulude kohta. See on võimalik saavutada organisatsiooni tasemel, kuid raskem on jõuda usaldusväärsete tulemusteni tööstusharu või riigi kohta.

Siiski on olemas uuringud (R.D.Atkinson, A.S.McKay Digital Prosperity: Understanding the Economic Benefits of the Information Technology Revolution. The Information technology and Innovation Foundation, March 2007, http://www.itif.org/index.php?id=34, mis näitavad infotehnoloogia rakendamise tulusust kõigil majanduse tasanditel. Tuuakse esile infotehnoloogia rakendamise mõju Euroopa ettevõtete käibe kasvule (kuni 55% kogukasvust), tööviljakuse kasvule (90%), riigi sisemajanduse kogutoodangule (0.2 - 0.9 protsendipunkti) käesoleva sajandi alguses ja paljudele muudele majanduse tulemuslikkuse näitajatele.

Organisatsiooni tasandil tasuvuse hindamiseks peavad käepärast olema kulude ja tulude andmed. Kulusid jagatakse kaheks - ilmutatud ja ilmutamata kuludeks.

Ilmutatud e. nähtavad kulud – kulud, mis on suunatud ettevõtte IT infrastruktuuri loomiseks ja haldamiseks. Nendeks on riist- ja tarkvara soetus- ja liisingukulud ning amortisatsioonikulud, IT tegevuskulud s.o. IT osakonna kulud, IT osakonna poolt pakutavad ja tellitavad teenused ja lahendused – arvutivõrkude ehk sidekulud, andmebaaside ja IT protsesside administreerimis- ja hooldusteenused, kasutajatoe kulud. Kui on võimalik raamatupidamises välja tuua siis IT administreerimiskulud - finants- ja haldusteenused IT infrastruktuurile, IT spetsialistide ja lõppkasutajate koolitus, kulud IT auditile ja IT kindlustusele. Sageli antakse neile kuludele protsentuaalne hinnang üldistes administreerimiskulude hulgas.

Ilmutamata e. peidetud kulud – raamatupidamises mitte selgelt fikseeritud vaid hinnatavad kulud, mis on seotud IT lahenduste kasutamisoskuse ja rakendamisega (ooteaeg IT toe saabumiseni, kolleegide aitamisele kuluv aeg, projektkohtumised, õppekülastused, ajakulu ebaotstarbeka tegevusega (mängud, surfamised veebis), jms.). "Seisva süsteemi" kulud on kaotatud produktiivsusega seotud kulud, mis on põhjustatud arvutivõrgu, töökohaarvuti, serverite, printerite jms. riketest; lõppkasutaja ootab abi oma probleemide lahendamiseks; IT süsteemile tehtavad planeeritud hooldustegevused; mitteplaneeritud tõrked käideldavuses, näiteks e-posti või andmebaasidesse ligipääsu katkemine.

Üldises äriterminoloogias kasutatakse organisatsiooni töö majandusliku tulemuslikkuse hindamiseks mitmesuguseid näitajaid. Nende kaudu saab üldarusaadavalt otsustada tulemuste ja hetkeolukorra üle, sest ainult tehtud investeeringute suurusest ei piisa ja hinnata tuleb nendest tekkivat täiendavat tulu.

Investeerigu tasuvus ROI Return On Investment – on äritermin, millega iseloomustatakse ettevõtte tulu, mis on saadud investeeringust. Selleks et arvutada ROI, peab selgitama täieliku rahalise tulu, mis on saadud sellest investeeringust ja seejärel võrrelda seda täieliku programmi maksumusega (kaasa arvatud ilmutamata kulud).

Omandi kogumaksumus TCO Total Cost of Ownership näitab soetatud materiaalse või immateriaalse vara soetamiseks ja haldamiseks tehtud kulutusi kogu selle kasutusaja jooksul. See on tihti kasumlikkuse seisukohast hulga olulisem näidates omandatu tegelikku kulukust, mis võib anda hoopis teistsuguse pildi kui esialgne näilik kokkuhoid ostuhinnas.

Ettevõtte äri- ja finantsplaani hindamisel on olulisel kohal rahavoogude analüüs, seejuures pole oluline mitte ainult rahavoogude olemasolu, vaid ka selle saavutamise meetodid. Seepärast osutub sageli otstarbekaks kasutada investeerimise tulemusel tekkivaid rahavooge. Rahavoogude analüüsi kasutatakse, et määratleda tulude ja kulude suundumusi ja suhteid ettevõttes. Neid kasutatakse tulevikus oodatava rahavoo ja selle tekitamiseks vajalike investeeringute hindamiseks.

Investeerimise mõttekust hinnatakse mõiste nüüdisväärtus (net present value - NPV) kaudu, mis on võrdne investeerimisprojekti eluea iga-aastaste rahavoogude sum­maga, millest on lahutatud äriprojekti esialgsed väljaminekud. Sealjuures tulevikus laekuvale rahale arvutatakse selle väärtus täna, et saada alus otsuseks, mis tuleb teha praegu. Seda tegevust nimetatakse diskonteerimiseks.

Investeeringu tekkiva tulu nüüdisväärtust saab väljendada järgnevalt:

NPV = ∑ i=1,N ( tulu i / (1 + k)i )  - kulu

kus,

tului - on tulu perioodil i (võib olla positiivne või negatiivne);

k - investori nõutava tulunormi või kapitali hind (näiteks pangalaenu intress, inflatsioon jne.)

kulu - esialgsed investeerimise kulud;

N - projekti oodatav kestvus (perioodide arv)

Nõutav tulunorm või kapitali hind on tulude tase, mis on vaja teenida projektide finantseerimiseks.

Äriprojekti nüüdisväärtus määrab ära investeerimisvõimaluse tänases vääringus. Perioodide rahavoogude nüüdisväärtuse ja esialgsete kulude vahe määrab inves­teeringu mõttekuse. Kui see väärtus on positiivne, võime projekti vastu võtta, kui negatiivne, siis ei.

Kui pro­jektile arvutatud nüüdisväärtuse ja kulud on võrdsed peavad otsuse langetamiseks appi tulema muud mitterahalised hinnangud.

Seda kriteeriumi võib väljendada nii:

NPV > 0,0 vastu võtta

NPV < 0,0 tagasi lükata

Investeeringuid iseloomustatakse ka mõistega rentaabluslävi ( IRR - internal rate of return). See on näitaja, mille väärtus on eduka investeeringu puhul suurem kui kapitali hind ehk lihtsustatud näitel suurem pangalaenu intressist (vt. eelpool NPV arvutamise valem).

Tulu IT investeeringutelt on reeglina raske mõõta ning kokkuarvamise viisid on erinevates ettevõtetes kindlasti väga erinevad.

# A.3.3.2 IK rakendamisest saadav otsene ja kaudne tulu

Õppekava

Kirjeldada IKT rakendamisest saadava tulu hindamist otseste tulude (kulude vähenemine, tähtaegade lühenemine jne.) ja kaudsete tulude (töötajate rahulolu, parem kuvand jne.).

Olgu siinkohaltoodud mõned võimalikud tulu saamise kohad.

Tulemuslikumad töörutiinid. Investeeringud ettevõtte põhi-ja abiprotsesse toetavatesse lahendustesse koos personali väljaõppega ja pideva täiendõppega.

Tulemuslikum organisatsioon. Ettevõtte tegevuste keskendumine oma põhiäritegevusele ja IT lahenduse ning väljatöötamise usaldamine IT lahenduste tarnijatele ning lahendused, mis toetavad organisatsiooni protsesse.

Parem klienditeenindus. Investeeringud finants- (sealhulgas arveldus-)- kliendihaldus- ja kommunikatsioonisüsteemidesse. Siia kuuluvad ka investeeringud klienditoe hääljuhtimissüsteemidesse.

Parem kuvand organisatsioonist. Investeeringud strateegiliste äriprotsesside parendamiseks ja edendamiseks; investeeringud kommunikatsioonisüsteemidesse annavad väga kaudse, kuid pikaajalise tulemuse.

Kõrgem teenuste kvaliteet. Investeeringud kontori- ja töökorraldussüsteemidesse.

Kiirem uute toodete/teenuste arendus. Investeeringud CAD/CAM süsteemidesse (Computer Aided Design/Computer Aided Manufacturing). Siia kuuluvad ka turundus- ja tootmisinfosüsteemide ning interneti lahenduste arendus.

Kõrgem loovus. Investeeringud sobivasse projekti- ja protsessijuhtimise tarkvarasse ning kommunikatsiooni- ja töökorraldussüsteemidesse, mis aitavad vähendada rutiinse töö osatähtsust.

Parem ja objektiivsem turundusinfo. Investeeringud kliendihaldus- ja turundusinfosüsteemidesse.

Lühemad ooteajad. Investeeringud logistika ja klienditoe süsteemidesse.

Suurem paindlikkus. Investeeringud uutesse tehnoloogiatesse.

Parem juhtimine. Investeeringud juhtimis-, finants- ja haldussüsteemidesse.

Rahulolevamad töötajad. Investeeringud kontori- ja töökorraldussüsteemidesse ning uusima tehnoloogia kasutamine. Siin uusim tehnoloogia ei pea tähendama alati kõige uuema tarkvara versiooni kiiret kasutuselevõttu, kui see ei vii uuele kvalitatiivsele tasemele.

Probleem

Puudub õppematerjal järgmise õppekava alampunkti kohta:

A.3.3.3

Määratleda kapitalikulude ja tegevuskulude erinevus.

# A.3.3 Kordamisküsimused

  1. Mida iseloomustab investeeringu tasuvus (return on investment)?
  • uute projektide rakendamisel saadud palgatõusu
  • investeeringust saadud ettevõtte tulu suhet selle investeeringu suurusesse X
  • ühe investeeringu ja organisatsiooni kõigi investeeringute suhet
  1. Milles on otseste ja kaudsete kulude erinevus?
  • otsesed kulud tekivad ettevõtte töö tulemusel, kaudsed on partnerite kulud
  • tsesed on täpselt kirjeldatavad alusdokumentide järgi, kaudsed on hinnangulised X
  • tsesed kulud tehakse töötajatele teatavaks regulaarsetel koosolekutel, kaudsed jäävad ainult juhtkonna teada
  1. Mida iseloomustab omandi kogumaksumuse mõiste (TCO –Total Cost of Ownership)?
  • tsesed kulud mis tekivad kaupu ostes või IT-lahendusi luues
  • kõik kulud, mis on seotud omandiga kogu selle kasutusaja jooksul X
  • omandi ostukulud, sellega seotud raamatupidamise kannate tegemise kulud ja pangalaenu intressid

# A.3.4 Infotehnoloogiliste lahenduste hindamine

Selle alateema materjale läbi töötades õpid hindama infotehnoloogilisi lahendusi erinevatel meetoditel.

# A.3.4.1 Infotehnoloogiliste lahenduste hindamine

Õppekava

A.3.4.1
Selgitada saada infosüsteemi maksumuse ja kasude hindamise strateegilisest tähtsusest enne ja pärast uue lahenduse rakendamist.

A.3.4.2
Tuua välja uute lahenduste hindamise põhilisi meetodeid (teostatavuse uuring, investeeringu tasuvus, pilootprojektid, kasutajate uuring jne.).

A.3.4.3
Loetleda hõlpsasti ja raskesti määratletavaid tulusid ja kulusid.

Investeerimine sõltumata tegevusvaldkonnast on vahendite paigutamine eesmärgiga teenida tulu vahendite paigutuse väärtuse kasvust; Kulutused tehakse seadmetele, masinatele, hoonetele (tootmisvahenditele) ning kaubavarudele. Investeeringud võib olemuselt jagada operatiivseteks ja strateegilisteks. Operatiivsed on reeglina kiire mõjuga projektid, mis peavad tagama rutiinsete äriprotsesside parendamise ja toimimise IT abil: arvestus, kommunikatsioon, tootmise juhtimine jm. Strateegilised investeeringud on uute väärtuste või pikemaajaliste eeliste loomiseks: veebirakendused, automatiseeritud müügisüsteemid, elektrooniline pangandus – kõik sellised lahendused, mille tulemusena laieneb tuntavalt tootevalik, suureneb turuosa, paraneb ettevõtte kuvand jm.

Operatiivsete IT investeeringute üle otsustamisel on tavaliselt tegemist kvantitatiivsete, numbriliselt hinnatavate kriteeriumitega; kulude sääst, efektiivsus, tööaja kokkuhoid jm. Niisuguste investeeringute hindamisel saab kasutada üldtunnustatud tasuvuse või kulude meetodeid (omandi kogumaksumus, nüüdisväärtus, rentaabluslävi jm., vt. A.3.3) ning jõuda hästi põhjendatud otsusteni.

Strateegiliste IT investeeringute käsitlemine on aga keerukam kahel põhjusel:

  1. Otsust määravad kriteeriumid võivad olla nii kvantitatiivsed (majanduslikud, rahalised), kui ka kvalitatiivsed (kuvand, kvaliteet, töökindlus, klientide rahulolu jms).

  2. Alternatiivseid variante iseloomustavaid kriteeriume on sageli rohkem kui üks.

  3. Puudub üldlevinud metoodika IT investeeringute hindamiseks, erinevalt investeeringute käsitlemisest muudes valdkondades, mida käsitleb ärirahanduse teooria (Corporate Finance).

TCO Total Cost of Ownership mudel on keskendunud eelkõige kuludele, sellele, kuidas IT kulusid paremini mõõta, juhtida ja vähendada, tõstmaks IT investeeringute tulusust.

TBO Total Benefit of Ownership mudel seevastu on orienteeritud tulude suurendamisele, sellele, kuidas paremini juhtida, suurendada ja mõõta IT investeeringult saadavaid tulusid.

Tänapäeval on rõhuasetus kaldunud pigem tulude suurendamise poole. Investeeringud IT-sse peavad kiirendama otsuste tegemist, tõstma teeninduse kvaliteeti ja teenuste/toodete arendustempot jne.

Infotehnoloogia on strateegiline, kuid tehniliselt ja organisatsiooniliselt väga keerukas valdkond, mille kvaliteeti tuleb hinnata vastavalt püstitatud lähteülesandele ja kasutajate rahulolule. Eelkõige tuleb hinnata vastavust infosüsteemi eesmärkidele ja turvalisust ja olemasolevatele kriteeriumitele vastavus selgitatakse välja auditi käigus.

**Infosüsteemi audit(()) on organsatsiooni automatiseeritud või automatiseerimata protsesside ja organisatsioonilise struktuuri ning nende seoste ja toimimise ning tõhususe ja õigsuse sõltumatu läbivaatus ja uurimine. Auditi eesmärgiks on kindlaks teha infosüsteemi juhtimise asjakohasus, vastavus kehtestatud poliitikatele ja tööprotsessidele, turberikkumiste avastamine ning kontrollitavates valdkondades vajalikuks osutuvate täiendusettepanekute tegemine.

Lahtiseletatult on see kõigi infosüsteemi komponentide - tehnoloogiliste seadmete, süsteemiga töötavate ja kokku puutuvate inimeste ning dokumentide ülevaatus. Oluline osa on siin juriidilistel aspektidel s.o. vastavus näiteks andmekaitse ja lepinguõiguse nõuetele ning turvalisuse tagamine.

Infosüsteemi töökindluse ja kvaliteedi tagamine on selle haldaja igapäevane kohustus. Ettevõtetes peab olema tagatud kasutamise majanduslik mõttekus. Avalikus sektoris ei ole asjakohane rääkida otsesest majanduslikust tasuvusest kuid peab olema tagatud teenuste kättesaadavus ja otstarbekus.

Infosüsteemide pideva arengu tingimustes tuleb alati silmas pidada nende vastavust kasutajate vajadustele. Kõik uuendused, sidustused teiste infosüsteemidega ja kasutusest osaline või täielik kõrvaldamine peavad olema kooskõlas pidevalt uuendatava tegevuskavaga. Koos organisatsiooni ja ühiskondliku elu muutustega muutuvad ka sise- ja välisklientide ootused pakutavatele teenustele. klientide ootuste väljaselgitamiseks tuleb pidevalt teha kasutajate küsitlusi ja rahuolu uuringuid. Viimased on kindel osa organisatsioonide kvaliteedisüsteemist ning küsimused infosüsteemide kohta on nendes põhjendatud.

Organisatsioonis on vaja pidevalt jälgida infotehnoloogia kasutamise majanduslikku tulemust ning võimaluse korral seda üksikute infosüsteemide tasemel.

# A.3.4 Kordamisküsimused

  1. Missugune alljärgnevatest kirjeldab kõige paremini organisatsiooni IT-auditi eesmärke?
  • hinnata raamatupidamise infosüsteemi toimimist
  • anda hinnang IT juhtimise asjakohasusele, kehtestatud poliitikatele vastavusele ja tööprotsessidele X
  • anda hinnang otseste kulude planeerimise asjakohasusele, turbeintsidentide registreerimisele ning juhtkonna teavitamisele IT-vahendite olukorrast
  1. Missugune alljärgnevatest on infotehnoloogia kasulikkuse hindamise parim viis?
  • üldlevinud parimat viisi ei ole olemas ja seetõttu tuleb rakendad mitmeid kasulikkuse ja tasuvuse hindamise metoodikaid X
  • tuleb hinnata raamatupidamise infosüsteemist saadavaid andmeid
  • anda hinnang otsestele kuludele, mis tekivad infotehnoloogia vahendite kasutamisest