# A.2 IKT juhtimine

# Selle teema materjale läbi töötades saad teadmised:

  • IT strateegiast
  • erinevate organisatsiooniliste struktuuride IT-alastest vajadustest
  • tüüpilistest IT-alastest ülesannetest ja tehnoloogilistest lahendusest
  • IT süsteemide soetamise võimalustest
  • personali valikuga seotud põhimõtest.

# A.2.1 IT strateegia

Selle teema materjale läbi töötades õpid tundma IT strateegia põhimõtteid.

# A.2.1.1 IT strateegia põhimõtted

Õppekava

Tuua välja IKT strateegia vajalikkus ja selle eesmärk.

Firma jätkusuutlikus on paljuski määratud mõistliku tulevikuvisiooniga. Sisuliselt peab firma ette nägema oma arengu aastate taha ja selle realiseerimiseks on kasulik välja töötada strateegiline plaan. Strateegia peab tagama, et firma tegeleks õigete asjadega. Pikaajaliste eesmärkide realiseerimiseks peab aga tegema palju lühikesi samme, e. firmal tuleb koostada ka taktikalised plaanid, mis tagavad seda, et õigeid asju tehakse ka õigel viisil.

Seega, firma strateegia on dokument, milles sisalduvad firma tõekspidamised ja arenguliinid pikemaks ajaperioodiks. Täpsemate ja lühiajalisemate plaanide e. taktikaliste plaanide kujundamisel lähtutakse just strateegilistest plaanidest ja seetõttu tuleks firma üldise strateegilise plaani raames välja töötada ka erinevate valdkondade strateegiad. Lisaks põhitootmise, raamatupidamise, turunduse, personalijuhtimise jne. valdkondadele tuleb kindlasti suurt tähelepanu pöörata ka tänapäeval ülikiiresti arenevale valdkonnale – infotehnoloogiale.

Kui võrrelda infotehnoloogiat firma teiste tegevuse valdkondadega, siis oleks tema iseärasuseks kõiki valdkondi läbiv toime. Ilmselt pole tänapäeval mõeldav, et kaasaegses firmas eksisteerib mõni allüksus ilma IT kasutamata. Reeglina kasutavad nad ühel või teisel moel kõik, kas või tugiteenusena, IT süsteemi. Seega on IT valdkond äärmiselt tihedalt seotud kogu firma juhtimisega ja firma majandustegevuse strateegiline planeerimine mõjutab otseselt ka infosüsteemide juhtimist. Samal ajal võib ka väita, et IT lahenduste väljatöötamise tase mõjutab otseselt tootmistulemusi ja seega kogu firma tegevust tervikuna.

Firma seisukohalt tuleb IT süsteemi vaadelda ühe olulise tugisüsteemina ning tema funktsioneerimiseks on vajalik kõikide komponentide, nii riist- kui tarkvara, vajalikul tasemel arendust. Kahtlemata mõjutab riist- ja tarkvara areng firma kõiki organisatsioonilisi tahke, eelkõige tootmis- ja äritegevust, aga ka finantsarvestust, raamatupidamist, turundust, personalimajandust jne.

IT valdkonna juhtimine on tänu oma kõikehõlmavale iseloomuline äärmiselt keeruline ja mitmetahuline, arvesse tuleb võtta nii suhteliselt iseseisvaid valdkondi kui ka leida võimalusi terve süsteemi integreeritud tööks. Seega oleks IT süsteemi strateegia läbivaks ideeks määratleda ja hoida töös firma andmebaas, tema struktuur ja lähteandmete aktualiseerimise süsteem. Mainitud lähenemise väljatöötamisega pannakse paika terve rida lühema ja pikema perspektiiviga ülesandeid, samuti võimalikke lahendusi ja vahendeid liikumaks tänasest olukorrast tulevikku. Järelikult peaks infosüsteemi strateegiline plaan kirjeldama kogu ettevõtte kõiki tegevusvaldkondi läbivat infosüsteemisüsteemi : turundust, müüki, arendust, tootmist, jaotussüsteemi ja järgneva klienditeeninduse funktsioonide toimimist.

Hinnates ülaltoodud IT strateegia kujundamise erinevad valdkondi tuleks esile tuua erilist tähelepanu nõudvad alad:

  1. üldise informatsiooni kogumise, töötlemise ja jaotamise süsteemi väljatöötamine
  2. tagada äriorganisatsiooni struktuuri loogiline ühilduvus infosüsteemiga
  3. tagada tootmis-, müügi-, finants-, jne. süsteemide omavaheline koostöö strateegilise planeerimise käigus
  4. kooskõlastada omavahel investeerimis- ja juhtimisplaanid, hoida kulutused lubatud piires
  5. uute tehnoloogiliste IT lahenduste väljatöötamisega pakkuda võimalusi parimate majandusnäitajate saavutamiseks (ROI, ROE, IIR jne.).

IT lahenduste kavandamine kõikides mainitud valdkondades võimaldab saavutada konkurentsieeliseid kõrgema tootlikkuse, efektiivsuse ja juhtimise kvaliteedi tõusu arvelt. Lisaks sellele võib firma maandada olulisi äririske ja parandada kvaliteedijuhtimist. Kõik see kokku võib olla otsustava tähtsusega firma püsimajäämisel majanduslanguste ja firma jaoks ebasoodsatel majandusperioodidel. Seega, firma juhtimise seisukohalt peaks tasemel infosüsteem kindlasti sisaldama kahte omavahel seotud osa. Esimene nendest arvestaks firma võimalusi ja kujutaks strateegilise planeerimise ülesannet ja teine tagaks sobiliku juhtimise strateegia kasutamise.

Ülaltoodud vahendite abil saab kasutada seonduvaid IT rakendusi alltoodud valdkondadele:

  • üldinfo organisatsioonile tervikuna
  • ressursside kasutamine
  • tootmine
  • äriinfosüsteem.

Reeglina on mainitud infosüsteemid ristkasutuses, mis omakorda võimaldab koostada ka kõige üldisemaid ettevõtte arengu ja strateegilisi plaane. Kui vaadelda firma erinevaid juhtimistasandeid, siis on alati kõrgematel juhtimistasanditel mõistlik kasutada töödeldud ja üldistatud info. Esiteks on tänapäeva infotulvas mõistlikult töödeldud infos rohkem juhtidele vajalikku infot, müra on filtreeritud ja teiseks pole keegi füüsiliselt võimeline kogu infot vastu võtma. Seega sõltuvalt firma töötajate tööülesannetest on alati mõistlik kasutada konkreetsel juhtimistasandil sobivalt agregeeritud informatsiooni olgu selleks siis üldjuhtimiseks vajalik info, operatiivülesannete lahendamiseks vajalik info või siis konkreetsete ülesannete täitmiseks vajalik info. Seega võib kogu firmas vajaminevat informatsiooni jaotada erinevate paneelide lõikes.

Enamlevinud jaotus, kui lähtuda juhtimishierarhiast oleks:

  • juhtimisinfo paneel
  • operatiivinfo paneel
  • konkreetsete ülesannete täitmise infopaneel.

Peale selle saab informatsioonipaneele moodustada kasutusvaldkondade lõikes:

  • planeerimisalane informatsioon
  • finantsinformatsioon
  • tootmisalane informatsioon
  • laoseisude informatsioon jne.

Joonisel 2-1 on vaadeldud erineva agregeerimise astmega info liikumise suundi firmas.

Joonis 2-1. Info liikumine firmas

Juhtimisotsuste paneel on informatsiooni agregeerituse tasemelt kõige üldisem ja peaks kindlasti sisaldama ühelt poolt otsuste langetamiseks olulist informatsiooni ja teiselt poolt võimaldama koostada ka firma tegevus ja tootmisplaane. Täpsem loetelu vajaliku informatsiooni kohta on toodud alajaotuses 1.6. Juhtimisotsuste paneel peaks sisaldama ka mitmeid tarkvaralahendusi, mis võimaldaksid tipptasemel efektiivseid juhtimisotsuseid langetada. Keskastme juhtimistasandil on ilmselgelt tarvis mõnevõrra konkreetsemat informatsiooni, mis võimaldaksid kiiresti reageerida tootmise, marketingi, varude, eriolukordade jne. probleemide lahendamisel. Ilmselt oleks ka siin mõistlik kasutada vastavaid tarkvaralahendusi, mis teeksid operatiivkontrolli mugavamaks. Madalamal tasemeil e. konkreetse tootmis- ja äritegevuse häireteta töö tagamiseks tuleb evitada vahetu tootmistegevuse kontrolli võimaldavad infosüsteemid.

Juhtimisotsuste paneeli iseloomulikuks omaduseks on agregeeritud informatsiooni kasutamine:

  • kõrge üldistuste tase ja suhtelistel mõõdukas infohulk
  • ajahorisondina peetakse silmas keskmist ja pikka perioodi
  • hädavajalik oleks tarkvara, mis võimaldaks hinnata dünaamikat kiiresti muutuvate ja üldistatud (stabiilsemate) näitajate vahel.

Joonis 2-2. Informatsiooni liikumine eri tasandite lõikes ja selle mahu vähenemine agregeerimise tulemusena

Joonisel 2-2 on iseloomustatud operatiivinfo paneeli toimimise printsiipe. Näeme, missugune info liigub ja muutub üldisemaks (koondub) erinevate otsustamistasandite lõikes. Nagu näha võimaldab toodud mudel juhtimise ja kontrolli funktsiooni realiseerimist firma kõikidel tasanditel.

Konkreetsete rakenduste paneel sisaldab vahendeid firma üldise struktuuri ja infosüsteemide struktuuri "läbikasvamiseks" e. ühiseks kasutamiseks. Samas võib puutepunkte nende kahe süsteemi vahel eksiteerida ka osaliselt. Firma IT süsteemi lõplik versioon peaks varustama kõiki tasandeid kõikvõimaliku informatsiooniga firma üldiste eesmärkide (missiooni) saavutamiseks.

Järelikult, äriinfosüsteem peab olema suuteline hankima, töötlema ja kättesaadavaks tegema vajaliku informatsiooni seotuna konkreetse tootmisvaldkonnaga. Antud juhul oleks tegemist ettevõttesisese infoga.

Üldjuhul peaks hea infosüsteem olema seostatud tootmisprotsessidega ja materjalid, mida vajatakse infosüsteemi väljatõõtamiseks koosneks:

  • lähteülesandest infosüsteemile
  • põhiliste tootmisprotsesside kirjeldustest
  • põhiliste tootmisprotsesside analüüsist ja oluliste tootmisfaaside väljatoomisest
  • tootmisprotsessi sõlmpunktide iseloomustamisest
  • tootmisprotsessi terviklikust sisulisest analüüsist
  • vajalike tegevuskavade ja plaanide väljatöötamisest.

Nagu eeltoodu loetelust näeme on infosüsteemi ja tema alamsüsteemide ülesehitus otseselt seotud tootmisprotsessiga. Seepärast on otstarbekas kasutada juba projekteerimise algfaasis töögruppe, mis koosnevad tootmis- ja ärispetsialistidest, kelle koos töötavad ka informaatikud. Selline kompleksne lähenemine võimaldab kiiremini tulemusteni jõuda ja aitab vältida valesid või mitterealistlike arenguteid IT süsteemi väljatöötamise keerulisel teel. Mõistlik on infosüsteem luua võimaluse piires iseõppivana, nii, et oleks võimalikult lihtne arvesse võtta uusi arengusuundi firma struktuuris, tootmisprotsessis, finantsjuhtimises, marketingis jne.. Kindlasti tuleb infosüsteemi loomisel kasutada erinevaid juhtimisteooriate poolt pakutavaid võimalusi, kuna nad täiendavad üksteist. Samuti saab juhtimisteooriaid kasutada juba infosüsteemi väljatöötamise algstaadiumis, formuleerides nende abil tingimusi ja nõudeid, mis peaksid infosüsteemis kindlasti lahenduse leidma.

Kõikehõlmavat edu valemit ei ole olemas, kuid firma edukus aitab kaasa alltoodud põhimõtete jälgimine:

  • teadmuspõhise organisatsioonikultuuri arendamine, kuna tänapäeval on edu taga aina rohkem mittemateriaalsed väärtused (ideed, patendid, töötajate kvalifikatsioon, firma brand jne)
  • tasakaalu tagamine mittemateriaalsete ja materiaalsete väärtuste (tehnoloogia, tarkvara jne.) vahel
  • edukusele (ebaedukusele) hinnanguid anda võimaldav monitooringumudeli ja selle mudeli toimimist võimaldav andmebaas loomine
  • operatiivplaanide realiseerumise jälgimine koos võimalike korrektiive tegemisega
  • võtta kasutusele erinevaid võimalusi info töötlemiseks ja edastamiseks (pilvandmetöötlus) jne.

Ülaltoodud põhimõtted aitavad kvaliteetsemalt koostada firma äriinfosüsteemi plaani, moderniseerida äriinfosüsteemi ennast.

Probleem

Puudub õppematerjal järgmiste õppekava alampunktide kohta:

A.2.1.2

Kirjeldada infotehnoloogia strateegia ja äristrateegia ühildamise tähtsus.

A.2.1.3

Kirjeldada kuidas IKT kasutamine võib toetada ärivaldkonda, kui seostada IKTs infosüsteemid vastavate äriprotsessidega, mida need teenindavad.

A.2.1.4

Kirjeldada IKT kasutamist organisatsiooni paindlikumaks toimimiseks, sealhulgas IT kui teenuste ekspordi võimaldaja (offshoring), tarkvara kui teenuse kasutamist (Software as a Service (SaaS)), tegevusvaldkonnapõhiseid IT kasutamissuundi.

A.2.1.5

Kirjeldada IKT personali rolli ärivaldkonna, sealhulgas ITjuhi (CIO), turvajuhi (CSO), teabejuhi (Chief Knowledge Officer CKO) töö toetamisel.

# A.2.1 Kordamisküsimused

  1. Seos äristrateegia ja IT strateegia vahel on:
  • puudulik, kuna osakonnad on eraldi
  • üks kord aastas küsitakse tulemusi mõlemas vallas
  • IT strateegia on konkreetne, äristrateegia mitte
  • tsene, kuna ka IT strateegia puudutab läbivalt kõiki ettevõtte põhi ja tugitegevuste infoga varustamist X
  1. Tugitegevuste infotehnoloogiavajadus:
  • lahendatakse viimases järjekorras
  • seob põhitegevuse ja tugitegevuse infotehnoloogilise lahenduse üheks tervikuks X
  • realiseeritakse unikaaltarkvara baasil
  1. Miks liigub info ettevõttes kahesuunaliselt:
  • korraldusi tuleb igaks juhuks dubleerida
  • kuulujutte levitatakse mitmes suunas
  • korraldused liiguvad juhtimistasandilt täitjatele ja aruandlus vastupidi X
  • ühes suunas liikumine võimendab infomüra
  1. Firma strateegia on dokument:
  • milles sisalduvad firma arenguliinid lühiperioodiks
  • milles sisalduvad firma tõekspidamised ja arenguliinid pikemaks ajaperioodiks X
  • milles määratakse kindlakse erinevate juhtide õigused ja kohustused
  • kus on üle loetletud ettvõttes valmivad tooted

# A.2.2 IKT vajadused erinevates organisatsioonides

ehk "Erinevate organisatsiooniliste struktuuride IT alased vajadused"

Selle alateema materjale läbi töötades õpid tundma organisatsiooniliste struktuuride IT alaseid vajadusi.

# A.2.2.1 Organisatsiooniliste struktuuride IT alased vajadused

Õppekava

Kirjeldada info edastamise meetodeid - näiteks hierarhiline, hajutatud ja sellest tingitud nõudeid organisatsioonile.

Organisatsioonid võivad olla oma eesmärkidelt ja ülesehituselt küllaltki erinevad, kuid nagu eelmises osas mainitud on neil terve rida ühiseid jooni, mis võimaldab neid ühiste tunnuste alusel ka klassifitseerida.

Seega võiksime välja tuua strateegia ühised komponendid:

  • eesmärgid inimeste ja organisatsioonide vallas (peopleware development)
  • eesmärgid tehnoloogia vallas
  • eesmärgid metoodika vallas.

Kõik loetletud valdkonnad omavad teatud iseärasusi ning seetõttu tuleb nende alusel hinnata, missuguse informatsiooni kasutamine organisatsioonis on hädavajalik. Seda enam, et info ja selle haldamine võib oma olemuselt olla väga erinev teistest firma tootmistegevuse valdkondadest. Seega peaks informatsioon omama erilist sisemist struktuuri. Kindlasti peaks olema struktureeritud delikaatse, firmasaladusi sisaldava jne. informatsiooni valdkonnad.

Oskus struktureerida võimaldab ühtlasi koordineerida ja arendada firma erinevate valdkondade tegevust firma üldisemate eesmärkide saavutamiseks. Nii on võimalik inimesi erinevates gruppides ühise eesmärgi nimel tööle rakendada ja tekitada nende võimeid paremini rakendades firma sisest sünergiat. Lõpptulemusena peaks olema tagatud paremad tulemused kogu firmasiseses tegevuses.

Tänapäeval võib informatsiooni edastada klassikalisel, ühiste ressursihoidlate, virtuaalsete kohtumispaikade või interaktiivsete suhtlusvahendite abil. Uuringufirma Forrester andmetel kasutavad tippfirmade, kaasa arvatud IT firmade juhid äärmiselt vähe sotsiaaalmeediat. Enamasti on kasutusel asutusesisesed vahendid ja vahel harva blogid.

Põhjustena tuuakse esile (http://www.juhtimine.ee/tippjuht-ja-sotsiaalmeedia-olla-voi-mitte-olla):

  • juhtide suhteliselt kõrge keskmine vanus (antud uuringus 59 aastat)
  • ametikohast tulenevad piirangud, juhid ei saa kõike öelda. Oluline info läheb välja PR osakondade pressiteadete näol. Kehvapoolne sõnum Facebookis või allapoole arvestust blogi rikub pigem mainet
  • tänapäeva sotsiaalmeedia ei vasta tippjuhi võimalustele, see nõuab lihtsalt liiga palju aega, mida juhtidel alati napib.

Kui firmas on kasutusele võetud grupitöö tarkvara, siis tuleks selle kasutamist tõhustada diskussioonivahendite ja ühistööruumide lisamisega.

Infotehnoloogia ja organisatsioon on omavahel orgaaniliselt seotud. Järelikult tuleb infosüsteemi väljatöötamisel arvestada ühelt poolt organisatsiooni struktuuriga, kuid teiselt poolt mõjutab infosüsteem organisatsiooni ennast. Informatsiooni jaotamine ning süstematiseerimine on seotud infoliikumise kontrollmehhanismiga, mille abil on võimalik organisatsiooni struktuuris hierarhiate arvu vähendada. Samuti saab kasutada eelnevat firma operatiivtegevuses ülesannete delegeerimisel, aga ka vastupidi, tekib võimalus otsuste langetamist viia kõrgemale hierarhianivoole.

Vertikaalne infosüsteem seob inimesi tihedamalt üksteisega ja põhjustab nende sõltuvust hierarhiast. Keerukad vertikaalsed infosüsteemid soodustavad infomüra tekkimist, eriti osakonnakesksete lahenduste korral, kus jäetakse kasutamata või tehnoloogiliselt ei suudeta kasutada teistes osakondades juba arendatud rakendusi ja andmebaase. Tuleks vältida olukorda, kus näiteks klientide või hankijate kohta käiv info on osakondade kaupa laiali paigutatud. Selliseid andmebaase on hiljem järjest keerulisem ja kulukam ühtsesse infosüsteemi integreerida rääkimata nende asendamisest.

Ülalmainitud probleemi aitab vältida horisontaalne lähenemine. Sel juhul on kõikide osakondade kliendi-, hankijate- jm. andmebaasid ühised. Horisontaalne lähenemine infobaaside loomisele tagab integratsiooni ja tegevuse koordinatsiooni ettevõttes, kuigi ka siin võib mõningaid probleeme, seda just rõhuasetuse osas tekkida.

Paradoks on selles, et mida rohkem informatsiooni firma kasutab, seda väärtuslikum see on. Mahuka info mõistlikuks kasutamiseks aga peab see olema korrektselt struktureeritud koos tasemel andmetöötlusega. IT süsteemi suutlikus ruumiliselt või protseduuriliselt eraldatud tegevusi hinnata oleks üheks oluliseks näitajaks, mida struktuurse kohandamise käigus arvestatakse.

Detsentraliseeritud struktuuriga firma omab info jaotamisel eeliseid, samas tsentraliseeritud struktuuriga firmaga vajadused jaotada infot on väiksemad. Analoogselt tegevusvaldkonnad, mis efektiivselt saavad toimida ainult reaalajas, peavad kasutama ka reaalajas töötavaid infosüsteeme. Tegevused, mis toimuvad üheaegselt võivad realiseeruda kergemini kui nende jaoks valmistatakse ette sobiva mahuga infokogused koos regulaarse info aktualiseerimisega.

Üldjuhul peetakse vajalikuks rõhutada info uuendamise vajadust pidades silmas riske, mis kaasnevad firma üleuputamisel infoga. Ilmselt tuleks neid vastandlikke võimalikke probleeme tekitavad ilminguid arvesse võtta igas firmas. Probleemi saaks vähendada, kui firma üldine tegevusliin prevaleeriks seda firmat ülesehitanud inimeste soovide üle. Järelikult ei saa informatsiooni triviaalselt selekteerida, lisaks kõigele tuleb ikkagi arvestada personaalsete nõudmistega, kus on arvestatud iga infokasutaja vajadused.

Seega oleks firma huvides säilitada tolerantsus töötajate tööharjumuste ja käitumistavade suhtes. Kogemused on näidanud, et optimaalsete tööharjumuste kujunemine vähendab selliste tegevuste arvu ja ajakulu, mis nõuavad teadlikku kontrolli ja ratsionaalset lähenemist. Lõpptulemusena võib tekkida uusi võimalusi automatiseerituse taseme tõstmiseks.

Kokkuvõtteks võiks märkida, et firma töötajate hoiak ja firma organisatsioonilisele struktuur oleksid nagu eri poolused. Võib öelda, et firmade range ülesehitus eeldab teatud korrapärasust ja see võib tunduda töötajatele nende vabadusastmete piiramisena. Samas võib töötajate tegutsemine vabamas õhkkonnas olla küllaltki oluliseks faktoriks kui soovitakse tehnoloogia efektiivse ärakasutamise tulemusena saavutada parimaid tulemusi.

Probleem

Puudub õppematerjal järgmiste õppekava alampunktide kohta:

A.2.2.2

Loetleda stsenaariume, mis toovad esile vastavuse organisatsiooni vajaduste ja IKT vahel.

A.2.2.3

Tuua välja ärikriitilised IKT teenused ja vastavad süsteemikonponendid.

A.2.2.4

Selgitada isikliku teabehalduri (PIM) mõistet ja eeliseid info hankimiseks, salvestamiseks, kättesaamiseks ja kasutamiseks.

# A.2.2 Kordamisküsimused

  1. Erinevate organisatsioonide strateegia ühised komponendid oleksid:
  • eesmärgid inimeste ja organisatsioonide vallas (peopleware development) X
  • eesmärgid varustusküsimuste alal
  • eesmärgid tehnoloogia vallas X
  • eesmärgid seadusandluse muutmiseks endale soodsamaks
  • eesmärgid metoodika vallas X

# A.2.3 IKT lahenduste kaardistamine

ehk "Tüüpilised IT ülesanded ja tehnoloogilised lahendused"

Selle alateema materjale läbi töötades saad teadmised tüüpilistest IT ülesannetest ja tehnoloogilistest lahendustest.

# A.2.3.1 Tüüpilised IT ülesanded ja tehnoloogilised lahendused

Õppekava

Tuua välja transaktsioonide töötlemise süsteemide, protsessijuhtimissüsteemide, planeerimissüsteemide, automatiseermissüsteemide ja otsuste toetamise süsteemide põhiomadused.

Strateegiliste eesmärkide realiseerimiseks peaks paljudest alamsüsteemidest koosnev äriinfo süsteem olema kasutatav erinevate vastutusastmega äritegevuse tasanditel. Reeglina võimaldabki IT süsteemide ülesanded ja tehnoloogiliste lahenduste kooskõla anda reaalsuses parimaid tulemusi.

Joonisel 2-3 on toodud erinevad juhtimistasandid ja nende vajadustele vastavad infosüsteemide abil lahendatavad ülesanded.

Joonis 2-3. Firma infosüsteemi põhiülesanded

Tootmistasandil vajavad firmad infosüsteeme, mis jälgiks põhiparameetreid tootmistegevuses eneses ja olulised on nii vahetut tegevust hindavad (tagasiside) kui ka arvutatud (sünteesitud) näitajaid. Sünteesitud näitajad annavad hinnangu tootmisprotsessile tervikuna.

Informatsiooni loomise tasandil jälgitakse vahetult kauba või teenuse tootmist, kauba või teenuse liikumist firmade vahel või nende jõudmist tarbijani. Tegevusvaldkondi võib olla väga palju alates konkreetse toote valmistamisest ja lõpetades kaubandusega.

Kui üritada neid tegevusvaldkondi mingil moel süstematiseerida ja leida neile andmebaasi mõttes "ühine nimetaja", siis võiks lähtuda alljärgnevast klassifikatsioonist:

  • juhtimisinfosüsteemid
  • kontorirakendused
  • kommunikatsiooni, sõnumivahetuse, rühmatöö vahendid
  • majandusarvestuse, logistika, turundus- ja müügirakendused.

Konkreetse tegevus tasandil toimubki firma sisuline tegevus, tekib lähteinformatsioon, mida agregeeritakse, töödeldakse ja mille põhjal langetatakse suur osa firma juhtimise, planeerimise ja finantsjuhtimisega seonduvaid otsuseid. Sisuliselt oleks tegemist kõikvõimalike dokumendihaldamise süsteemidega ja tehnoloogiliselt toimub andmebaasi aktualiseerimine ja ka kasutamine suures osas reaalajas. Tänapäeval ei ole mingiks probleemiks ka geograafiliselt hajutatud allüksuste andmete koondamine peaserveris asuvasse andmebaasi ja selles asuva info reaalajas kasutamine.

Automatiseeritud infosüsteemi eeliseks on mugavus, kuna andmetöötlus toimub ilma inimese vahetu sekkumiseta, spetsiaalse tarkvara abil. Andmetöötlusel kasutatakse operatiivaandmeid, andmebaasi infot kasutatakse vähe ning seda ei muudeta.

Üha rohkem tootmisprotsesse juhitakse reaalajasüsteemide abil, mis võimaldab vähendada inimlikke eksimusi ja optimeerida tootmisprotsesse. Tihtipeale on tegemist majandusharudega, kus tootmine oma tehnoloogiliste iseärasuste töttu toimub pideva protsessina (energiasüsteemid, elektrijaamad, klaasi- ning metallitootmine jne.). Siia alla võib lülitada ka tootmisprotsessi monitooringu süsteemi (kui palju tooteid on liini läbinud, iga ühiku kvaliteet jne.) ja mingit tehnoloogilist lahendust korrastav süsteem . Hädavajaliku info saamiseks saab kasutada info tugisüsteemiteenuseid ja selle kasutamise läbi on võimalik ka oma töö tulemuslikkust tõsta.

Läheinfot valmistatakse firma enda IT süsteemi abil ette nii juhtimistasandi jaoks, planeerimiseks, kui ka episoodiliste, aeg-ajalt ettetulevate juhtimisalaste probleemide kiireks lahendamiseks. Erinevused informatsiooni vajaduste tähtaegades firmade erinevate juhtimistasandite vahel tingivad ka kõrged nõudmised infosüsteemile.

Teadmusjuhtimissüsteem tagab ettvõtte majandustegevuse analüüsi, lihtsustab prognooside koostamist, kindlustab infovahetuse tarbijate ja arendusüksuste vahel ja annab tagasisidet firmale oluliste küsimuste osas. Teadmusjuhtimissüsteem annab töötajatele infot üldistatud ja tihtipeale ka kommenteeritud kujul ning võimaldab kõikidel võtmeisikutel kõikide ettevõtte jaoks oluliste probleemide ja lahendustega kursis olla.

Analüüsi- ja planeerimissüsteem on suunatud firma juhtkonna vajaduste rahuldamisele ja reeglina sisaldab erinevaid aruandeid, mis võimalik võiks olla reaalajas. Aruanded ja analüüsid võiksid lähtuda klassikalistest majandusanalüüsi tõekspidamistest, seega peaks kasutama nii vertikaal- kui horisontaalanalüüsi (aegread), samuti ka mõnevõrra keerulisemat kompleksanalüüsi (näit. Du Pont analüüs) (http://en.wikipedia.org/wiki/Du_Pont_analysis).

Tegelikkuses vajavad sellist informatsiooni kõige rohkem keskastme juhid, kes üldjuhul kõik plaaniülesannete esialgsed variandid ka koostavad. Lisaks sellele peaks süsteem võimaldama erinevate varustus-turustusplaanide koostamist, reeglina materjalide vajaduse arvutamise tarkvara väga suure paindlikkusega ei hiilga.

Juhtimisinfosüsteem on suunatud nii keskastme juhtidele kui ka tippjuhtkonnale. Süsteemi iseärasuseks võrreldes teiste süsteemidega oleks operatiivinfo kasutamise vajadus, ilmselt tuleks hoolega mõelda võimalusele kasutada ka reaalajas saadavat informatsiooni. Reaalaja informatsiooni kasutamine juhtimisotsuste langetamisel on hädavajalik energiasüsteemide, lennunduse, soojatootjate jne. juures, kus kiire reageerimine tõstab töö efektiivsust ja võimaldab ennetada ka ekstremaalseid situatsioone. Probleemiks antud süsteemi puhul võib kujuneda asjaolu, et vajalik informatsioon pole sobivalt liigendatud, hullem veel kui infot on liiga palju ja selgelt pole esile toodud prioriteetseid infovaldkondi, mille alusel oleks võimalik kiireid juhtimisalaseid otsuseid langetada.

Hea infosüsteem peaks sobima kõikidele juhtimis- ja majandustegevuste tasanditele ja loomulikult varustama korrektselt kõiki valdkondi vajaliku informatsiooniga.

Infosüsteemi infrastruktuur tagab infosüsteemide kasutajate, pakutavate teenuste ja kõikvõimalike infotehnoloogiliste ressursside sidususe. Infosüsteemi kasutajad on firma töötajad, kellel on ligipääs andmebaasile ja kes kasutavad infosüsteemi poolt pakutavaid teenuseid oma igapäevases töös. Kasutajad on süsteemis kasutajakontode kaudu kirjeldatud ja nende ligipääs infole on mõnikord valikuline. Teenused on infosüsteemi poolt pakutav funktsionaalsus ning üldjuhul oleks selleks andmebaasid, printimine, failijagamine, kommunikatsioon jne.. Ressursiks on tark- ja riistvara (arvutid, printerid, modemid, rakendustarkvara, opsüsteemid, utiliidid jne.).

Firmadele vajalikku informatsiooni säilitatakse andmebaasides struktureeritud kujul. Enamlevinud infosüsteemid oleksid raamatupidamistarkvara või finantsinfosüsteem koos oma andmebaasiga. Kõrgkoolides on erilisel kohal õppeinfosüsteem (ÕIS). Firmades, sõltuvalt nende tegevusvaldkonnast, võib olla väga erinevaid andmebaasiprogramme erinevate registrite pidamiseks ja firma põhitegevuse kajastamiseks. Väga tuntud on internetipangandusega seonduvad infosüsteemid, linna bussiliikluse graafikuid kajastavad infosüsteemid, kõikvõimalikud toodangu arvestusega seonduv tarkvara jne..

# A.2.3.2 Andmebaasid ja andmeaidad

Õppekava

Kirjeldada andmebaaside olulisust transaktsioonide salvestamiseks, andmeaitadena ja ärianalüüsi vahendina.

Firmas olevat suuremahulist informatsiooni võib säilitada eraldiseisvates osades e. mingite oluliste tunnuste alusel moodustatud andmeaitades. Selle on teinud võimalikuks infosüsteemide ja andmebaasisüsteemide eraldatus teineteisest. Sellesuunalise tõuke on andnud ka juhtimistegevuseks vajaliku info mahu kasv, mis on oluliselt ületanud tavalise igapäevase tegevuse mahu.

Andmeait (data warehouse) on oma olemuselt infoarhiiv, mis on võimeline organiseerima ja väljastama paljudest erinevatest allikates saabuva info nõutud kujul, võimaldades läbi viia erinevaid analüüse ja/või anda selle alusel hinnanguid. Kindlasti on sellisest infost abi ka firma tegevuse planeerimisel ja juhtimisotsuste langetamisel. Lisaks sellele võimaldab andmeait vaadelda eraldi analüütilist ja hinnangulist informatsiooni. Andmeaidas saab moodustada alamsüsteeme või andmekogumeid, mis firma ja tema allüksuste jaoks teeb kasutamise mugavamaks.

Nagu ikka luuakse andmebaas mingi tegevuse käigus kogunevast infost, mida siis töö käigus uuendatakse.

Andmebaasi loomise protsessi ennast võib jaotada etappideks:

  • Andmebaasi projekteerimine. Teeme endale kõigepealt selgeks, mida me vajame ja millist informatsiooni meil on reaalselt võimalik kätte saada. Andmebaas on infosüsteemi üks osa. See on üks kõige vastutusrikkamatest osadest infosüsteemi väljatöötamisel, kuna selles faasis tehtud vigu on hiljem raske, vahel isegi võimatu kõrvaldada. Igas faasis tehtud vigu on üldiselt kõige parem parandada just selles etapis, kus need vead tehti. Igas järgmises etapis on parandamine juba tunduvalt töömahukam.
  • Andmehõive on järgmine tegevus pärast andmebaasi loomist ning kujutab endast andmete (käsitsi) sisestamist või kuskilt teisest süsteemist ülekandmist ja salvestamist. Selleks, et andmebaasist ka reaalset tulu tõuseks, tuleb andmeid pidevalt aktualiseerida. Andmeid võib sisestada tabelite, indeksite jne. kujul. Siin võibki probleeme tekkida kui andmebaasi mudel on ebatäiuslik. Näiteks, niipea kui selgub, et on tarvis veel mõni tabel lisada, võivad muutuda ka tabelite omavahelised seosed.
  • Andmetöötlus, mis kujutab endast majandustegevuse jm. sarnase informatsiooni süstematiseerimist ja viimist analüütilisse vormi. Sisuliselt toimub nüüd sisestatud andmete töötlemist, korrastamist, väljavalimist (päringusüsteem) jne.
  • Andmete arhiveerimine, mille tulemusena töödeldud või sobivasse formaati kohendatud andmed salvestatakse eraldi, nt andmeaita.

Pärast andmebaasi loomist on võimalik andmeid kasutada. Loomulikult tekib väga palju võimalusi ka selle info töötlemiseks firma majandustegevuse analüüsil, prognooside koostamisel jne. sest andmebaasi kasutusvaldkondi on lõputult.

# A.2.3 Kordamisküsimused

  1. Andmebaas on:
  • hästi organiseeritud, andmete sisust sõltumatu infokogum X
  • tabeli kujul esitatud andmed ilma võtmeta
  • andmebaaside ohjesüsteem ilma andmeteta
  1. Andmepank on:
  • suur andmebaas
  • infoarhiiv, millega koondatakse paljudest allikatest saadav info etteantud kujulX
  • infosüsteemi teine nimetus

# A.2.4. Süsteemiarendus vastandina süsteemi sisseostmisele või teenusepakkuja kasutamisele

ehk "IT süsteemide soetamise võimalused"

Selle alateema materjale läbi töötades õpid tundma IT süsteemide soetamise põhimõtteid.

Õppekava

A.2.4.2

Tuua välja inimlike, tehniliste ja rahaliste aspektide roll süsteemiarenduses.

A.2.4.2

Tuua tüüpnäiteid IKT hangetest või välise teenusepakkuja kasutamisest.

A.2.4.3

Loetleda äri seisukohalt kõige olulisemad põhjused välise teenusepakkuja kasutamiseks.

A.2.4.4

Loetleda süsteemiarenduse vastandina teenusepakkuja kasutamisele eelised ja puudused.

A.2.4.5

Tuua välja süsteemi arendamise või sisseostmise otsustamist mõjutavad tegurid.

Organisatsioonil on tihtipeale keeruline langetada selliseid strateegilisi otsuseid nagu kuidas organiseerida tarkvara komponentide või rakenduste haldust. Valikud on palju alates eritellimuse peale väljatöötatud ja ainult konkreetsele firmale sobivast lahendusest ning lõpetades teenuse sisseostmisega (outsourcing). Lisaks nendele võimalustele võib ju ka mingi tüüplahenduse, millesse on sisse viidud mõningad parandused ja muudatused. Lahendusi on loomulikult võimalik osta erinevatelt pakkujatelt ning koostada integreeritud tarkvaralahendus, mis mingite firma jaoks oluliste kriteeriumide järgi oleks optimaalne.

Valiku tegemine nende variantide vahel ei ole lihtne, eriti kui valikukriteeriumid on erinevad, ühel juhul on oluline rakenduslik külg või tehnoloogiline tase, teistel juhtudel integreeritus.

Üldjuhul tuleks enne infosüsteemide valikuotsuste langetamist analüüsida firma vajadusi.

Nagu igasuguse strateegilise otsustuse juures, tuleks selgitada:

  • kus momendil ollakse
  • kuhu välja tahetakse jõuda (funktsionaalsed rakendused)
  • millised on organisatsioonilised, rahalised võimalused (majanduslik aspekt).

Järelikult selleks, et üldse asuda infosüsteemi projekteerima tuleb omada ülevaadet organisatsiooni struktuurist, kuidas see toimib ja millised on ametikohtade ülesanded. Seejärel tuleks selgitada, kuidas informatsioon liigub ja kas selles valdkonnas on tekkinud probleeme. Alles seejärel tuleks mõelda lahendusvariantidele. Lahendused võivad olla firma enda poolt välja töötatud või siis tellitud lähtudes siis põhimõtetest, leida sobiv "hinna ja kvaliteedi" vahekord. Ülesande püstitusega (kus ollakse ja kuhu tahetakse jõuda) võib firma ka ise oma jõududega hakkama saada, kuid kui on tegemist piisavalt suure firmaga siis võib osutuda mõistlikumaks kasutada spetsiaalse firma abi. Selliste projektide koostamine allub ikkagi teatud seaduspärasustele ja nõuab professionaalseid teadmisi.

Kui firma tegevus on korrektselt kirja pandud, siis peaks see selgelt peegeldama ka firma erilisi vajadusi ja pakkuma suuremaid integreerimise võimalusi teiste äriinfo süsteemidega. Võimalikest kuludest rääkides ei tohiks piirduda sisseostu või arenduskuludega, vaid tuleks lisada ka prognoosid hooldus- ja modifitseerimiskulude osas. Need kulud võiks põhimõtteliselt lisada ka omaniku kogukulude hulka, mida täpsemalt vaadeldakse juba järgmises osas.

Infosüsteemi väljatöötamisel saab kombineerida isetegemise ja tellimise vahel. Parima hinna ja kvaliteedi suhte annab reeglina variant, kus infosüsteemi väljatöötamisel ostetakse sisse juba katsetatud alamsüsteeme ja lahendusi mingilt spetsialiseerunud arvutifirmalt. Sõltumata kasutatavast infosüsteemi väljatöötamise skeemist peab silmas pidama, et lõpptulemus saab olema kvaliteetne ainult siis kui seda tehakse pidevas koostöös lõpptarbijatega e. ettevõtte töötajatega.

Hinnata tuleks ka asjaolusid, mis näitavad firma suutlikust teenindada erilahendusi. Üldjuhul tagavad ostetud või teenusena sisseostetud infosüsteemid regulaarsema ja kiirema uuenduste sisseviimise võimalused kui see eritellimusena valminud süsteemi korral võimalik oleks.

Firma jaoks võib olla ka ohu märgiks sõltuvus ühest konkreetsest hankijast, kuna ühe hankijaga tekkivate probleemide korral puuduvad varuvariandid või tuleb neid kiiresti otsima hakata. Probleemid infosüsteemis võivad tekkida nii infosüsteemi eritellimuse, turult ostmise kui ka teenuse sissostmise korral.

Mida komplektsemalt õnnestub firma tegevust mõjutavaid aspekte analüüsida ja arvestada, seda parem. Üldiselt on täheldatud, et ostetud infosüsteemide puhul on süsteemi efektiivsus kõrgem ja kulutused firma jaoks madalamad kui seda on olnud firmasiseste arenduste korral. Samas on ostetud infosüsteemide puhul vahetevahel täheldatud probleeme süsteemi integreerimisega ja paindlikkuse vähenemisega, mille tulemusena kogukulud kasvavad.

Teenuse sisseostmise eeliseks loetakse kõrget efektiivsust, kuna teenuse pakkuja on selles valdkonnas ilmselt kõrgema kvalifikatsiooniga (vähemalt tellimuse esitamise momendil) kui firma oma töötajad. Ilmselt on sel juhul suurema tähelepanu all ka firma peamine tegevusvaldkond e. sisuline äritegevus. Teenuse sisseostmine võimaldab püsikulusid näidata muutuvkuludena.

Majanduslikus mõttes loetakse positiivseks asjaolu, kui väline teenuspakkuja teeb rohkem tööd kui firma ise. Teatud juhul on võimalik vähendada kulusid või suurendada kasumit just seadmepargi vähendamise või müügi teel. Teenuse sisseostmine võib firmale kasulikuks osutuda ka seetõttu, et teenuse kvaliteet tõuseb kas siis tarbijasõbralikkuse ja/või andmete uuendamise kiirenemise tõttu. See omakorda aitab kaasa teeninduslepingute kasutamise laienemisele.

Teenuse sisseostmine võib aga olla ka riskide allikaks ettevõttele, niikaua kuni välistööjõud omab ligipääsu firma informatsioonile. Firmadel on probleem leida piiratud arvuga töötajaskonda IT spetsialiste, kes on pühendunud innovatsioonile ja uue tehnoloogia omandamisele, samas on ka selliste inimeste reaalse vajaduse kindlaks määramine küllaltki keeruline. Töötajad, kes on motiveeritud õppimisele ja on valmis kasutama oma teadmisi uues tehnoloogias on leidnud rakenduse firmades, kus nende ametialased oskused tagavad ka tõusu karjääriredelil.

Teenuse sissostu riske saab vähendada kui ettevõttes on:

  • formuleeritud IT strateegia
  • koostatud konkreetne ülesande püstitus, millist teenust ettevõte soovib
  • määratud ettevõttepoolne projektijuht
  • tagatud ettevõttepoolne järelevalve.

Järgnevas tabelis toome lühivõrdluse kulude osas oma spetsialisti poolt arendatava ja väljast sisse ostetava teenuse vahel:

Oma töötaja (arvutispetsialist) Sisseostetud teenus
Kulud Kulud
Töötajale peab maksma töö- ja puhkusetasu (+ riigimaksud) kokku 12 kuu eest aastas, kuigi tegelikult ta töötab mitte rohkem kui 10,5 kuud (ühe kuu puhkab, ühe nädala on koolitusel, ühe nädala haige...) Teenuse eest tuleb tasuda konkreetne summa kokkulepitud pikema aja peale. Ettenägematuid kulusid pole.
Tuleb tasuda töötaja koolituskulud ja seejuures püsib oht, et kui töötaja lahkumisavalduse esitab, oli see mahavisatud raha.
Töötajal peab olema oma töökoht või kabinet ja töövahendid (arvuti, mõõteriistad, mobiiltelefon) jms. kui firma paikneb hajusalt, lisanduvad veel transpordikulud (või ametiauto)
Iga töötajaga kaasnevad alati ka kaudsed kulud
Töötaja vahetus põhjustab täiendavaid kulusid
Aeg
Oma töötaja on alati kohapeal olemas ja võib koheselt asuda probleemi lahendama (välja arvatud siis kui ta on parajasti haige või puhkusel või koolitusel või lahendab mõnd teist pakilist probleemi) Teenus osutatakse lepingus kokkulepitud aja jooksul või kokkulepitud perioodilisusega.
Know-how
Üks töötaja on tavaliselt kompetentne ühes teatud valdkonnas. IT firmas on terve meeskond IT spetsialiste, erinevate valdkondade eksperte
Töötaja kompetentsi säilitamiseks ja kasvatamiseks tuleb teda pidevalt koolitada; pikalt ühes ettevõttes töötades on tal vaid ühe firma kogemus – puudub võrdlev info, kuidas mujal analoogseid probleeme on lahendatud. Kui ta on firmas ainuke IT spetsialist, pole kelleltki nõu küsida ... Lõppkokkuvõttes – töötaja kompetents langeb. IT firma spetsialistide kompetentsi eest hoolitseb IT firma. IT firmat toetavad ka nende partnerid ja tarnijad, kes pidevalt korraldavad täiendõpet erinevate toodete/teenuste osasPaljusid firmasid teenindades akumuleeruvad mitmekülgsed kogemused, lisaks on võimalus kolleegidega nõu pidada, vastava ala ekspertidega konsulteerida (näiteks partnerfirmadest)
Konfidentsiaalsus
Töölepingus on konfidentsiaalsuse punkt. Kui töötaja seda lepet rikub, riskib ta vaid oma isikliku mainega ... IT firma spetsialistide töölepingutes on konfidentsiaalsuse punkt, mis kohustab neid klientide ärisaladusi hoidma. Kui seda lepet peaks rikutama, rakenduvad hoolduslepingus ettenähtud trahvid ja hooldusteenust pakkuva firma maine on rikutud.
Juhtimine
Probleemideks on IT spetsialisti värbamine ja valik, motiveerimine, arendamine, juhtimine, täiendkoolitamine jne. Kõik vastavad probleemid on IT firma probleemid

# A.2.4. Kordamisküsimused

  1. Infosüsteemide väljatöötamist tuleks alustada hinnangutes:
  • kus momendil ollakse X
  • kus oli firma 5 aastat tagasi
  • kuhu tahetakse jõuda X
  • mida tuleks kindlasti vältida
  • millised on rahalised võimalused X

# A.2.5 Personali valikuga seotud kaalutlused

Selle alateema materjale läbi töötades õpid tundma personali valiku põhimõtteid.

# A.2.5.1 Personali valimine

Õppekava

Kirjeldada IS arenduses ja halduses süsteemianalüütiku, ärianalüütiku, tarkvaraarendaja, võrguadministraatori, andmebaasi administraatori rolle.

IT kasulikkuse ettevõtte jaoks määravad lõppkokkuvõttes just inimesed, sest nemad loovad, haldavad ja kasutavad kõiki IT rakendusi.

Toome välja olulisemad teemad mis puudutavad personaliprobleeme IT vallas:

  • heade spetsialistide nappus
  • IT personali juhtimise probleemid
  • IT rakendamise mõjud.

Heade spetsialistide nappus on kujunenud ülemaailmseks probleemiks (ja mitte ainult IT vallas). Peamised mured on seotud heade IT spetsialistide leidmise, ettevõttesse toomise, kompetentsi hindamise ja spetsialisti tööl hoidmisega.

Seega tuleks hinnata väärtuste loomisel ettevõttes:

  • teadmiste rolli
  • oskuste rolli
  • juhi rolli.

Personali juhtimine kätkeb endas IT juhi professionaalsuse proovikivi. Siin on olulised järgmised teemad:

  • ülesanded oleksid üheselt püstitatud ja ka tavainimesele võimalikult arusaadavad
  • IT personali mõjutamine efektiivset ja kvaliteetset tööd tegema
  • IT spetsialistide arendamine samas neid ülekvalifitseerimata
  • IT inimeste töö õiglane ja samas motiveeriv tasustamine
  • IT personali allutamine firma sisekorraeeskirjadele.

IT rakendamise kõige olulisemad mõjurid on otseselt töötajatele, sealtkaudu aga firma töökeskkonnale ja organisatsiooni kultuurile:

  • kasutajate positiivne häälestamine loodavate infosüsteemide suhtes

  • töötajate motiveerimine uute, efektiivsemate töövõtete omandamiseks, IT võimaluste täielikumaks kasutamiseks

  • IT rakendamise ebasoodsate tagajärgede teadvustamine ja võimalusel ennetamine

  • IT võimaliku tervist kahjustava mõju vältimine

  • IT rakendamisel seadusandluse mõju ja kontrollivate instantside nõuete valguses.

Firmades, kus IT omab strateegilist tähtsust juhib reeglina infosüsteemide alast tegevust IT juht, kes vastutab siis kogu infotehnoloogilise tegevuse ja personali töö eest ning annab aru vahetult firma juhtkonnale.

IT valdkond koosneb erinevatest juhtidest ja spetsialistidest, kelle jaotamist on laialt uuritud.

Spetsialiste võiks jaotada sel juhul alljärgnevalt (http://www.eits.ee/index.php?section=ws_eits_est&ws_id=14):

  • IT juhid Spetsialistid, kellel on juhtimisalased oskused ja kes organiseerib ja hoiab silma peal kogu infosüsteemi büroo tegevusel. Siia alla võib tinglikult paigutada ka projektijuhid.
  • Programmeerijad Tegemist on spetsialistidega, kes valdab programmeerimiskeeli ja tehnikaid. Nemad kirjutavad ka tarkvara kasutusjuhendeid ja osalevad infosüsteemide tarkvara arendamisel ja hooldamisel.
  • Süsteemianalüütikud. Tegemist on spetsialistidega suudavad ärijuhtimises ja infosüsteemide kasutajatel tekkivaid probleeme ja vajadusi formaliseerida ja kirjeldada infosüsteemi nõuete kohaselt, nii et programmeerijad saaksid viia vajalikud arendused või muudatused infosüsteemi.
  • **Tarkvara testijad. ** Spetsialistid, kes tegelevad tarkvara vigade, võimalike turvaaukude jne. otsimisega.
  • Administraatorid Tegemist on tehnikutega, kes plaanivad, teostavad ja hooldavad firma andmebaasi, rakendusi, võrke.
  • Helpdeski spetsialistid Spetsialistid, kes vahendavad infot ja võimalusel annavad hädalistele IT alast abi.

Vananenud materjal

  • Tehnosuhtlejad Uus spetsialistide grupp, kes vahendavad infotehnoloogia spetsialiste ja ärijuhte. Näiteks reklaamis "šeeri kama" vanaisa ja lapselapse dialoogi lahtiseletaja.

"Hallidel muinasaegadel", kui selleks pidada aastaid enne 1990-daid, jaotati arvutitega töötajaid projekteerijateks, programmeerijateks, arvutiinsenerideks ja arvutioperaatoriteks. Projekteerijad töötasid tihtipeale omaette asutustes ja koostasid lähteülesandeid programmeerijatele. Arvutiinsener tegeles valdavalt riistvaraga, mille käigushoidmine oli küllaltki töömahukas protsess.

Ajapikku hakkas toimuma spetsialiseerumine, mille tulemusena hakkasid eristuma otseselt arvutiga tegelevad ja administreerimisega tegelevad spetsialistid. Samal ajal kasvas IT valdkonnas pidevalt vajadus kõrge kvalifikatsiooniga erialaspetsialistide järele. Tänu selliste spetsialistide tekkimisele saigi võimalikuks firmade terviklike strateegiate loomine ja infovajaduse kindlaks tegemine, mille alusel hakatigi looma infosüsteeme. Sel perioodil eraldusid ka projektijuhid, kelle ülesanne oli programmeerijatele ette valmistada projektid, mille põhjal oli võimalik pakkuda reaalseid, omavahel haakuvaid lahendusi infosüsteemidele.

Firmade infosüsteemide tähtsuse kasv tõi kaasa vajaduse ka töötajate kvalifikatsiooni tõstmise järel, kuna töötajate arv kasvas kiiresti ning nende ebapiisav ettevalmistus võis saada oluliseks takistuseks infosüsteemide arendamisel. Abinõud, mis selle kitsakoha likvideerimiseks kasutusele võeti olid sisekursused uute projektide tutvustamiseks, töötajate rotatsioon stressi vähendamiseks ja silmaringi laiendamiseks või oskuste ampluaa suurendamiseks ning võimalused omandada eriomaseid oskusi koolituskeskuste kursustel.

Infosüsteemide plaanimine ja realiseerimine on suurendanud firma lootusi kasutada kas täis- või osalise tööajaga töötajaid. Need töötajad tuleksid IT valdkonnast aga ka erinevatest ärivaldkondadest ja sageli ka välisteenuse pakkujate hulgast.

Tendentsina on huvitav välja tuua, et aastaks 2015 hindab Forrester Research 3,3 miljoni USA töökoha ja 136 miljardi $ palgaraha siirdumist sellistesse kiiresti arenevatesse riikidesse nagu Hiina, India ja ka Venemaa.

vt http://www.silicon.com/financialservices/0,3800010322,39282262,00.htm

Lõpptarbijate hulk erinevates ettevõtetes võib kõikuda väga suurtes piirides alates üksikutest kuni tuhandeteni. Lõpptarbijaid võivad asuda kõikidel ärihierarhia nivoodel ja loomulikult, sõltuvalt oma hierarhiatasemest, kasutavad nad erineva üldistusastmega informatsiooni. Kindlasti tuleks veelkord esile tõsta lõpptarbijate võimalikult varajases staadiumis kaasamise tähtsust infosüsteemide väljatöötamise protsessis. See võimaldab vähendada võimalikke vigu ja aitab kiirendada kogu infosüsteemi väljatöötamisprotsessi.

Reeglina vajavad tippjuhid suurema üldistusastmega infomatsiooni, kuna nende töökoormus üksikasjadesse ei võimalda süveneda. Seetõttu on oluline, et tippjuhid omaksid selget ettekujutust loodava infosüsteemi võimalustest ja esitaksid ka oma infovajadused. Peab märkima, et tippjuhi roll infosüsteemide loomisel on ülioluline, kuna just tema peab tagama ka võimalike tagasilöökide ja/või häirete operatiivse kõrvaldamise infosüsteemi väljatöötamise käigus.

Infosüsteem, nagu igasugune tehnoloogia, on pidevas arengus, sest meie teadmised ümbritsevast keskkonnast pidevalt suurenevad. Lõputu arendustegevus nõuab ka lõpptarbija oskuste kasvu. Selleks, et infosüsteemi kasutegur oleks võimalikult kõrge peavad lõpptarbijad hästi tundma kõiki süsteemi võimalusi. Siit ka vajadus pidevale koolitusele ja täiendõppele. Eriti suurt tähelepanu tuleb pöörata uutele kasutajatele, kes ei puugi tunda ka elementaarseid põhitõdesid. Põhitõdede mitteteadmine ei võimalda aga süsteemi täies mahus kasutada ning uutel lõpptarbijatel võib tekkida hirm või vastumeelsus infosüsteemi enda vastu, mis ettevõtte seisukohalt on äärmiselt ebasoovitav ilming.

Probleem

Puuduvad järgmised õppekava alampunktid

A.2.5.2

Määratleda lõppkasutajapõhise arenduse (end-user computing) mõiste ja tuua välja lõppkasutaja ja IT personali rollid ja vastutus.

A.2.5.3

Tuua välja eelised ja puudused personalile teenusepakkujalt süsteemiarenduse hankimise korral.

A.2.5.4

Selgitada kvalifitseeritud personali hoidmisega seotud küsimusi, näiteks personalipoliitika, töö liikuvus, töökeskkond, töötasustamine, arenguvõimalused, karjääriplaneerimine.

# A.2.5.2 Kordamisküsimused

  1. Lõppkasutaja on infosüsteemis:
  • isik kes ei tunne infosüsteemi
  • reaalne kasutaja X
  • Helpdesk'i klient
  • ilma kirjutusõiguseta kasutaja
  1. Tehnosuhtlus on:
  • tehnikaajakirja artikkel
  • Helpdesk'i töö
  • ärijuhtide ja IT spetsialistide vahendustegevus X
  • inseneride omavaheline vestlus tehnikauudistest
  1. Kõige suurema üldistusastmega informatsiooni vajavad:
  • programmeerijad
  • keskastme juhid
  • tippjuhid X
  • tehnosuhtlejad

# A.2.6 Kvaliteedijuhtimine

Selle alateema materjale läbi töötades õpid tundma kvaliteedijuhtimise põhimõtteid.

# A.2.6.1 Kvaliteedijuhtimine organisatsioonis

Õppekava

Kirjeldada mõningaid kvaliteedinäitajaid infosüsteemide kvaliteedi hindamisel.

Organisatsiooni kvaliteedijuhtimise all peetakse tavaliselt silmas juhtimise kvaliteeti. Firma juhtimisalaste eesmärkide realiseerimine peab tagama firma toodangu kavandatud ja püsivad kvaliteedinäitajad.

Mainitud eesmärkide hulka võib lugeda:

  • ettevõtte jätkusuutlikkust
  • klientide rahulolu
  • tööohutust
  • toodangu omaduste optimeerimine
  • töötajate erialaseid oskusi
  • keskkonnasäästlikku tegutsemist
  • infoteenuse tase jne.

Selline juhtimise strateegia, kus üritatakse tasakaalustatult läheneda nii klientide, firma töötajate kui ka ühiskonna huvides, peaks pikaajalises perspektiivis andma firma jaoks parimaid tulemusi. Suur tähtsus mainitud tasakaalustuse saavutamisel on IT süsteemidel. Kui hinnata infosüsteeme, siis tasemel süsteemi üheks oluliseks iseloomustajaks oleks firmale tekkiv konkurentsieelis.

Nagu öeldud kujutab firma kvaliteedijuhtimine orgaanilist tervikut erinevatest firma tegevuse valdkondadest ja seega ei tohi tähelepanu alt välja jätta ka infosüsteemi. Hoolimata sellest, kuidas infosüsteem on projekteeritud ja realiseeritud jääb sellesse väga mitmeid võimalikke riske. Seega oleks mõistlik tegeleda infosüsteemi kvaliteedi küsimustega, maandada võimalikke riske, mida võivad infosüsteemi puudujäägid (turvaaugud jne.) endaga kaasa tuua.

Kvaliteedi juhtimine sisaldab endas mitmeid teadusharusid ja nõuet tugevdada erinevate standardinõuete arvestamist. Tihtipeale on kvaliteedijuhtimise alane tegevus segi aetud kvaliteedi juhtimise funktsiooniga, mis keskendub ainult vigade leidmisele, samas kui kvaliteedijuhtimine keskendub vigade ennetamisele. Seega kvaliteedijuhtimise põhiülesanne oleks leida võimalikud vea allikad ja hoida siis need ära.

Hea juhtimistava elemendid ja reeglid on mõeldud juhtimiskorralduse eri tasemete jaoks:

  • juhtimissüsteemide standardid
  • tootmisprotsessi korraldamise ja kontrollimise standardid
  • üksikute toodete standardid.

Regulatsioonid, direktiivid ja standardid ei ole dogmad, neid arendatakse ja uuendatakse pidevalt, etteantud ajavahemikus, mis näiteks ISO standardil on 5 aastat.

Kvaliteedijuhtimise seisukohalt on äärmiselt oluline leida võimalikud ohuallikad, mille leidmiseks on hädavajalik firma jaoks välja töötada kvaliteedipoliitika, mille abil pannakse paika põhilised eesmärgid. Tuleb kindlaks määrata, millal tekivad olulised riskid. ISO 9001 standard pakub välja loogika, millised võiksid olla põhitegevused riskide ennetamise osas.

Väga oluline on koostada juhised põhiprotsessi korral:

  • plaanimisele
  • kliendiga seotud tegevusele ehk müügile
  • tootearendusele
  • hangetele
  • toote või teenuse teostusprotsessile
  • kontrollile.

Samuti märgime juhised toetavate tegevuste korral:

  • dokumendihaldus
  • juhtkonna kohustused
  • ressursijuhtimine
  • mõõtmine, analüüs ja parendustegevused.

Peab toonitama, et infosüsteemide kvaliteedi mõistes peitub teatav ühisosa nii infosüsteemide kasutajasõbralikkuse kui ka strateegiliste kaalutuste osas. Esimesel juhul, oleks vajalik, et lõpptarbija tunnetaks, et infosüsteemis toimivad kõik põhiülesanded parimal moel ja kõrge töökindlusega.

Tarbija jaoks on eriti ebameeldiv, kui mingites ekstreemolukordades, selguvad infosüsteemi nõrgad kohad. Sellistel momentidel neid kindlasti esineda ei tohiks. Samuti oleks eelarvest kinni pidamine süsteemi väljatöötamisel üheks oluliseks kvaliteeti näitajaks. Infosüsteemi paindlikkus ja selle suurendamise või vähendamise võimalused peaksid tagatud. Otsus kohandada vajalik tarkvaratoode võib lõppeda kiiresti heade tulemustega, aga võib kaasa tuua ka olulisi raskusi või suuri kulutusi pikaajalise tootearenduse käigus.

Märkida võiks vahepalana populaarseid kvaliteedijuhtimise lihtsaid-lennukaid teese Philip B. Crosby järgi (http://en.wikipedia.org/wiki/Zero_Defects#Principles_of_Zero_Defects):

  • tee kohe õieti!
  • ei ühtki vigast toodet!
  • kvaliteet on tasuta!

Ülaltoodud, lihtsa kvaliteedihalduse koostisosad on:

  • juhtkonna toetus
  • kvaliteedigrupi loomine
  • kvaliteedi mõõtmine
  • kvaliteedi maksumuse hinnang
  • töötajate kvaliteediteadlikkuse koolitamine
  • null-defekti komitee
  • null-defekti päev
  • selgelt formuleeritud ülesanded nt 30, 60, 90 päeva peale
  • vea põhjuste kõrvaldamine
  • parimate tunnustamine
  • ülaltoodu kordamine.

Kogemused on näidanud, et infosüsteemide kvaliteedialased puudujäägid seonduvad eelkõige mõningate vajalike väljundite puudumisega ja/või kehvavõitu kasutajasõbralikkusega. Ebakorrektsed lahendused võivad vähendada kogu süsteemi efektiivsust ning saada osadele firma töötajatele infosüsteemi kasutamisel peamiseks takistuseks. Probleem võib tekkida kui infosüsteem ei alusta tööd täies mahus, vaid osade kaupa ning infosüsteemi uued võimalused lisanduvad järkjärgult. Silumisjärgus süsteem võib anda ka valesid tulemusi ja tekitada umbusku tarbijate hulgas.

Vähene usaldusväärsus võib põhjustada möödalaskmisi firma tegevuse arengukava väljatöötamisel ja põhjustada omakorda rahalisi kaotusi. Samuti võib selle all kannatada töö tulemuslikkus ja jäävad kasutamata mõningad, firma sisukohalt olulised arenguvõimalused. Tõsist tähelepanu tuleb pöörata ka infosüsteemi hooldusele ja andmebaaside aktualiseerimisele. Vajakajäämised selles valdkonnas toob reeglina kaasa kulude kasvu. Elu on näidanud, et infosüsteemide eelarvete koostamisel ollakse tihtipeale optimistlikud ja reaalsed kulud kipuvad planeeritust suurema olema.

Infosüsteemi jäikus, klientide arvu suurendamise keerukus ning muudatuste sisseviimise raskused e. teisaldamisvõimaluste puudumine võivad samuti pidurdada infosüsteemi arendamist või suurendada kulusid. Lisaks eelnevale võivad kõrged kogukulud võivad olla tingitud tööviljakuse langusest ja toimivad analoogselt ettenägematute kuludega.

Firmad peavad infosüsteemide täiustamiseks kasutama kõiki võimalusi. Üks nendest ja ilmselt kõige põhjalikum on tarkvaraarenduse metoodikate kasutamine. Neid on palju ja valik nende vahel on raske. Valikukriteeriumiks võiks olla kõigepealt nn. "parasjagu"-nõuetele vastavus: piisav riskide maandamine, korrektne IT ja äripoole koostöö, piisav dokumentatsioon nii sisemiseks kasutamiseks kui klientide-audiitorite vajadusteks.

Teised metoodika valiku hindamise alused võiksid olla sobivalt valitud standardid, protseduurid ja arhitektuur, kuid kindlasti riskide juhtimise keskne koht kogu metoodikas. Olulised metoodikad on näiteks Capability Maturity Model (CMM), Rational Unified Process (RUP), Agile Unified Process (AUP), OpenUP/Basic jpt. Omaette IT standardite, juhtimis- ja auditeerimismeetodite kogu moodustab CobIT.

Tarkvara kvaliteedi juhtimiseks on pakutud ka jälgitavate omaduste süsteeme nagu nt ISO/IEC 9126 toodud kriteeriumid:

  • funktsionaalsus st. vastavus ülesannetele – kas kõik funktsioonid on olemas; täpsus; koostöövõime teiste süsteemidega; vastavus normidele, nt seadused, turvalisus
  • töökindlus – kui tihti on tõrkeid, veakindlus, kuidas reageeritakse väliskeskkonna vigadele, taastatavus – kui raske on tõrke puhul uuesti tööd alustada
  • efektiivsus – aja ja ressursi optimaalne kasutus
  • kasutatavus – põhimõtteline selgus, õpitavus, kasutamismugavus
  • hooldatavus – analüüsitavus st. kui raske on leida kohta muutmiseks, stabiilsus st. kui tugevalt muudatused süsteemi mõjutavad, testitavus
  • ülekantavus e. adapteeruvus, kas saab üle kanda, paigaldamise mugavus, vastavus normidele, asendatavus.

Nagu ülalpool on rõhutatud, tuleb kvaliteeti tagada tasemel üldjuhtimise abil, mille oluliseks komponendiks ongi kvaliteedijuhtimine. Firma üldjuhtimise põhimõtted tuginevad paljuski pideva arengu ja kvaliteedijuhtimise täiustumisele.

Täielik kvaliteedijuhtimine (Total Quality Management, TQM) on jaotatud süsteem, mis peab katma kliendi rahulolu, organisatsiooni ja töötajate vajadused ning ühiskonna kasu, samuti looma väljatöötajatele võimalused infosüsteemi pidevaks täiustamiseks kooskõlas firma enda arenguga.

Täielik kvaliteedijuhtimine tugineb kasutajate ja väljatöötajate vajaduste arvestamisele, seega eesmärgiks on mõlemate osapoolte tegevuse, aga ka lõpptulemuse kvalitatiivsete näitajate parandamine. Kehvapoolne kvaliteet toob endaga kaasa firma väärtuse vähenemise või siis firma tegevuse ebaefektiivsusest tulenevad suuremad kulutused. Tegemist on tüüpiliste varjatud kuludega, mistõttu ei torka nad ka reeglina silma ning nende välimiseks on oluline just kvaliteedialaste nõudmiste täitmine.

Kui üritada hinnata üldkulusid, siis tuleb silmas pidada, et nendes kuludes võetakse arvesse ka ressursside kasutamise efektiivsust, seega ressursside ebaefektiivne kasutamine põhjustab lisakulusid. Firma üldkulud, sisaldavad seega tulusid, mis võivad jääda saamata juhul, kui ei looda soodsaid tingimusi uue tehnoloogia kasutamiseks.

Kui hinnata võimalikke kulusid infosüsteemide näitel, siis lisaks omandamise ja installeerimise kuludele (riist ja tarkvara) lisanduksid:

  • tegevuskulud ja kulud administratsioonile
  • ekspluatatsiooni- ja uuendamise kulud
  • koolituskulud
  • tehnilise teeninduse personali ülalpidamisega seotud kulud.

Hinnangute põhjal moodustaks infosüsteemi ostuhind ca 20 % kogu riist- ja tarkvara hinnast.

Kui vaadelda eraldi omandi üldkulusid, siis neid saaks jaotada:

  • Ostukulud ja tark- ning riistvara seadistamine.
  • Kulutused kinnisvarale.
  • Kulud kesksete lahenduste soetamiseks, mille hulka kuulub eriotstarbeline tark- ja vahel ka riistvara tippjuhtkonna juhtimisotsuste tarvis, tugisüsteemid personali koolituseks jne..
  • Kulutused standardiseerimiseks, mis tagaks erinevate seadmete ühtlustamise ja looks võimalused nende vastastikkuseks asendamiseks;
  • Kulutused tugiteenuste süsteemi loomiseks (vajaliku allüksuses asutamine ja koolitamine).
  • Kulutused personali väljaõppeks ja koolituseks.
  • Kulutused hooldusele ja uuenduste sisseviimiseks.
  • Kulutused, mis on tingitud süsteemi seisakutest rikete tõttu.
  • Turvalisuse tagamise kulutused (mh viirusetõrje, tulemüürid jne.).
  • Muud kulud.

Kokkuvõtteks võib öelda, et omandi kogukulude hindamine on oluline etapp infosüsteemide väljaarendamisel ja kuigi nende kulude arvutamine pole lihtne, võimaldab see kontrollida tegevus- ja väljatöötamiskulusid ning hinnata ka sisulisi põhjuseid, mis on kulutuste või ebaefektiivsuse taga.

Probleem

Puuduvad (või on ebapiisavalt õppematerjaliga seostatud) järgmised õppekava alampunktid

A.2.6.2

Tuua välja peamised kvaliteedijuhtimise meetodid nagu Terviklik kvaliteedijuhtimine (TQM), CMMI (Capability Maturity Model Integration ) tootearenduse küpsuse mudel, ISO standardid, Euroopa Kvaliteedijuhtimise Sihtasutuse EFQM mudel, Üldine hindamisraamistik (CAF).

A.2.6.3

Määratleda peamised infosüsteemi kvaliteedi puudustega seotud riskid.

A.2.6.4

Selgitada IKT investeeringute jälgimise ja hindamise vajadust.

A.2.6.5

Kirjeldada omamise kogukulu (TCO) mõistet ja loetleda tüüpilisemad kuluartiklid.

# A.2.6 Kordamisküsimused

  1. Infosüsteemi kvaliteedi võtmeküsimus on:
  • riskide maandamine infosüsteemis vigade ennetamise ja riskihalduse kaudu X
  • uusim tarkvara ja riistvara
  • dubleeritud serverid
  • kogenud IT personal
  1. Kvaliteedijuhtimise alane tegevus seondub:
  • ainult vigade leidmisega
  • võimalike vigade ennetamisega X
  • väljaminevate kirjade korrektse vormistamisega
  • firma image kujundamisega
  1. Kas firma üldkulud sisaldavad saamata jäänud kasumit?
  • ei,
  • jah X